Vamos entender os sintomas que demonstram a falta de administração e organização:
Crises recorrentes
A primeira tarefa é mapear os fatores que consomem tempo por causa da falta de organização ou planejamento. Por quê? Todo lugar onde há escassez de planejamento e organização há crises recorrentes. Uma crise que acontece 2 vezes não pode acontecer novamente! Após acontecer a primeira e segunda vez ela deve ser prevista e trabalhada para no mínimo ser minimizada. Como? Transformando isso numa rotina onde os colaboradores consigam controlá-las.
A rotina é aquilo que torna as pessoas capazes de fazer o complexo de forma simples, pois pega o complicado e sistematiza em um passo a passo, podendo assim executar a prevenção de crises em todos os níveis da organização. Quando há crise recorrente é um sinal direto de procrastinação, desorganização e falta de gerenciamento.
Vamos imaginar um negócio sazonal, como por exemplo, a cantina de um colégio. Nos meses de julho, dezembro, janeiro há uma recessão de receita devido as férias, correto? Se eu já sei que não terei receita nesses meses eu devo me organizar e fazer um plano de contingência para esse período! Não posso deixar a situação se transformar em crise! Se eu não fizer nada, todos os anos, isso evidencia diretamente minha desorganização, falta de gerenciamento e procrastinação. No caso eu usei um negócio como um todo, mas dentro do nosso departamento, dentro da nossa esfera de atividades isso também pode ser observado. E veja bem, não estamos falando de imprevistos, o que caracteriza uma crise recorrente é ter acontecido mais de 2 vezes.
Excesso de pessoal
Outra evidência de uma empresa que perde tempo é o excesso de pessoal. Existem as situações em que não há pessoas suficientes para executar determinadas ações, mas não é esta regra. É muito mais comum as pessoas gastarem mais tempo interagindo em vez de trabalhar de fato!
Dá pra descobrir isso de um jeito claro: se as pessoas envolvidas com estratégia, ou as que tem mais conhecimento no grupo gastam mais do que um décimo do seu tempo com “problemas de relações humanas”, problemas bobos, disputas de poder nos trabalhos em equipe, atritos e feudos, é quase certo que há mais pessoas que deveria. Quando há excesso de pessoas, elas começam a sabotar umas as outras. É necessário que as pessoas tenham espaço para agir sem ter que ficar se explicando o tempo todo e isso só se consegue quando há somente o número necessário de pessoas trabalhando.
Excesso de reuniões
Quando há má organização, há excesso de reuniões. Ou você participa de reunião, ou você trabalha, não dá pra fazer os dois ao mesmo tempo. Erradicar reuniões é impossível de fazer, isso porque não encontramos outra forma ainda de comunicação eficiente, a gente se reúne porque pessoas com funções diferentes precisam colaborar para entregar um determinado resultado. Mas se você ocupa 1/4 do seu tempo em reuniões eu já me preocuparia, isso é um sintoma claro de má organização e desperdício de tempo. Veja bem, se em um período de 8 horas de trabalho você perde 2 horas por dia em reuniões, seu tempo se limita e suas prioridades não serão executadas. Sem contar que reuniões boas são aquelas que terminam com planos de ação bem definidos para seus respectivos responsáveis. Bom, sobre reuniões leia esse texto: “Como fazer reuniões produtivas“.
Informações que não chegam onde devem chegar
O último fator da perda de tempo é o mau funcionamento das informações, pois, muitas informações não chegam onde devem chegar em tempo hábil. Quantas vezes eu estava aguardando um sinal de um outro departamento mas eu só ficava sabendo quando já estava urgente e aí virava uma crise! É preciso sistematizar a informação pois uma gestão de sucesso não é construída só pelos processos e procedimentos que criamos, mas do quanto as pessoas certas estão se comunicando umas com as outras. Às vezes é fácil resolver esse tipo de problema com informação, às vezes é um trabalho que exige esforço e paciência, mas o resultado de uma comunicação que funciona pode levar você um pouco mais perto da excelência.
Enfim, conseguimos entender nesses tópicos quais são os sintomas que mostram que a perda de tempo é evidente em uma organização. Provavelmente existem mais sintomas, mas Peter Drucker fala desses com muita convicção. Há algum desses casos na sua organização?
Fonte: Blog da Qualidade
