A otimização de recursos importantes para uma empresa, como dinheiro e tempo, é uma das vantagens do PDCA.
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O método PDCA tem como objetivo a melhoria e o controle contínuo das atividades e dos processos de uma empresa, a partir de 4 etapas de um ciclo:
- Plan (planejar)
- Do (fazer)
- Check (checar/controlar)
- Act (agir)
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Por meio dessas 4 fases é possível implementar diferentes melhorias em processos de diferentes áreas de uma empresa, além de garantir o monitoramento dos resultados das mudanças estratégicas, realizadas.
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Esse método é indicado pela ISO 9001: 2015, por ser um modelo mais rápido, simples e eficiente, independentemente do tamanho ou setor do negócio.
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O que é ciclo PDCA?
O PDCA é um método de gestão que visa melhorar e otimizar os processos de uma empresa. Por meio dessa metodologia, é possível:
- entender;
- planejar;
- padronizar processos.
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Também por meio dessas quatro palavras simples é possível gerenciar dados e reduzir erros e custos de produção, melhorando os resultados financeiros e produtivos de um negócio.
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Para este fim, o ciclo PDCA consiste em quatro etapas:
- Planejar: o planejamento começa com a identificação de uma oportunidade de melhoria, que nesse caso também pode ser vista como um problema, dentro de um processo. Nesta etapa também devem ser consideradas as metas e objetivos de uma empresa;
- Fazer: os planos de ação para sanar os problemas identificados devem ser postos em ação;
- Checar: nessa fase os resultados das melhorias devem ser medidos. As melhorias foram realmente alcançadas? A etapa de checagem deve ser eita desde o início da implementação, até um período adiante;
- Agir: esse é o passo de correção das mudanças feitas. Caso tenha havido alguma falha é hora de realizar a manutenção do projeto.
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Como o ciclo PDCA é implementado nas empresas?
Para a implementação do ciclo PDCA é indicado que seus funcionários recebam treinamento e possa ter acesso a exemplos de PDCA na empresa. O PDCA deve fazer parte da cultura organizacional e isso só irá acontecer quando seus colaboradores entenderem o que ele é e quais benefícios ele trará para a vida e trabalho de todos.
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Quais são as vantagens do PDCA?
A busca pela melhoria de processos e pela alta performance é fundamental para garantir a competitividade da empresa, em um mercado cada vez mais voraz.
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A principal vantagem do ciclo PDCA é seu total alinhamento com a cultura de melhoria contínua dos processos da empresa. Entretanto, outros benefícios também podem ser alcançados e enxergados. A seguir, listamos alguns exemplos.
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1. Eficácia
Com o PDCA você alcança maior desempenho em projetos, tarefas e processos. As atividades são monitoradas constantemente, o que permite a atualização de processos de maneira a manter a busca pela qualidade e evolução de cada fase.
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2. Maior gerenciamento de riscos do projeto
Quando você implementa uma cultura organizacional que está sempre em busca de avaliar e medir os processos, as chances de erro são extremamente reduzidas, isso porque você e sua equipe podem identificar esses erros com antecedência e resolver as causas antes que haja consequências.
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3. Aplicações Ilimitadas
Você pode aplicar o PDCA na análise dos mais diversos processos, departamentos e tipos de empresas. Desde atividades ligadas ao seu core business até atividades secundárias, mas também estratégicas, como a análise de processos relacionados ao controle de ponto dos funcionários.
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Essa vantagem do PDCA é valiosa, porque assim você não precisa aplicar um modelo para cada processo ou dominar diferentes táticas de gestão. Bastou uma e pronto!
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4. Redução de Custo
Talvez essa, entre todas as vantagens do PDCA, seja a que mais enche os olhos de empreendedores, gestores e empresários.
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Usar a técnica PDCA permite que uma empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de gastar em um método que pode não funcionar ou que requer ajuste.
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A empresa pode continuar a rodar normalmente enquanto analisa o efeito de uma mudança no processo. Além disso, com a melhoria dos processos, existem grandes chances de aumento de produtividade, redução de desperdícios e resíduos e, consequentemente, menor custo e maior lucratividade.
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6. Expansível
Uma vez que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método com a garantia de que ele proporcionará os benefícios esperados. Por exemplo, quando um novo método de produção reduz o material residual e melhora a qualidade do produto, o método pode ser incorporado em toda a linha de produção para expandir as eficiências na organização.
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O que torna o ciclo PDCA eficaz?
Agora que você já sabe o que é e as vantagens do PDCA, o que será que o torna tão relevante para uma empresa? O ciclo PDCA oferece uma estrutura fácil de entender para melhoria dos processos.
Baseando-se no método científico, este ciclo pode ser visto como uma abordagem que se comprovou e que pode produzir melhorias de forma confiável.
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Também se estabelece um compromisso com a melhoria constante, o que permite que uma empresa permaneça competitiva e constantemente melhore e se adapte.
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