Preste atenção neste dado: “mais de 20% do faturamento de uma empresa é gasto em material de escritório”. Já deu para entender o impacto que papeladas e impressões causam a médio e longo prazo?
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A cada ano as empresas do mundo todo somam nada menos do que 400 milhões de toneladas em papéis que possuem dois destinos prováveis: ou vão para o lixo, ou são armazenados em arquivos que poderiam estar em versão digital, minimizando o rombo financeiro e também ambiental.
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Os dados são da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) e indicam uma situação preocupante, ainda mais se somando o fato de que, por dia, os colaboradores de uma organização perdem, em média, até 2 horas na busca por arquivos em papel.
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Mas este é um cenário que pode ser facilmente modificado. A solução para minimizar a papelada e se beneficiar da redução de custos e de impactos no espaço físico e no meio-ambiente está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED.
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Capacidade de processar documentos digitais
Quanto tempo você gasta procurando os documentos de que precisa todos os dias? Podemos apostar muito. Mesmo que sua organização seja impecável, você poderá levar algum tempo para encontrar um documento específico em meio de dezenas ou centenas de outros.
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A vantagem do GED está em sua capacidade de processar documentos digitais. Além de digitalizá-los, é possível armazená-los virtualmente.
E quando você coloca todos os documentos de SST no GED, tudo que você precisa estará concentrado em um só lugar, portanto, em vez de visualizar arquivos físicos e pastas, basta uma busca rápida na plataforma pode resolver este problema, além de você poder até verificar uma versão antiga do mesmo documento.
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Portanto, investir no GED para SST não apenas melhora a organização, mas também significa que você pode aproveitar melhor sua jornada de trabalho e aumentar a produtividade com foco nas coisas importantes.
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Preservação de documentos importantes
Conforme vai passando o tempo e a sua empresa cresce, mais papel o negócio tende a acumular. Imagine gerenciar milhares de documentos ao longo dos anos. Por exemplo, muitos deles não são úteis apenas para o eSocial, mas devem ser mantidos no futuro.
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As normas regulatórias da CLT estabeleceram direitos obrigatórios de custódia de documentos por vários anos. Neste meio tempo, muitas coisas podem acontecer ao papel.
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Pode-se perder durante uma mudança do escritório ou em meio às folhas mais novas e usadas. Ou até mesmo podem ocorrer danos devido o manuseio, acidente ou pelos efeitos do tempo. A única maneira de garantir sua integridade durante todo esse período é digitalizá-lo.
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Agora é só agendar com a SEGVIDA uma consultoria sobre este importante trabalho. Nosso foco? Transformar o legado documental em informação relevante para os processos de negócios da empresa, a fim de que auxiliem estrategicamente na tomada de decisões, levando a decisões mais sensatas, baseadas em informações consistentes, que contribuirá de forma relevante com o processo de cuidado e preservação da saúde no ambiente operacional! Saber o que fazer, com segurança e saúde preservada, com certeza define resultados, alinhamento de processos e acolhe os colaboradores com maior assertividade, além de levar a empresa segurança jurídica!
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