Você sabe por que fazer a digitalização de documentos em SST? Cerca de 400 milhões de toneladas de papel são consumidas todos os anos, levando prejuízos irreparáveis às empresas. Dados divulgados pelo IDC Brasil alertam para o fato de que com impressão e arquivamento de documentos físicos, cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações.
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Por isso, a digitalização de documentos é uma grande aliada das companhias, tanto para reduzir gastos como para aumentar a produtividade. Neste artigo, vamos explicar como um software de gestão pode auxiliar sua empresa a se tornar mais competitiva em meio a um cenário tão incerto como o que vivemos hoje.
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Muitos documentos, pouca gestão!
Fichas dos funcionários, atestados, formulários, fichas. O fluxo de documentos no setor de RH de uma empresa pode ser algo complicado, ainda mais em organizações que lidam com um quadro grande de colaboradores e lidam bastante com questões de segurança do trabalho.
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Estamos falando de grandes volumes de documentos, com variados ciclos de vida e níveis de criticidade e de confidencialidade.
Agora imagine isso tudo em papel, como ainda é a realidade em muitos negócios. Estamos falando de dificuldades para a localização, armazenamento e até mesmo organização deste material, o que pode trazer gargalos e perdas de eficiência no trabalho.
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GED: documentos digitalizados e armazenados de forma ordenada!
Isso vale para todos os registros do setor, de folha do pagamento aos papéis de gestão de SST. Desde abril do ano passado, empresas de todo o país estão autorizadas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST).
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A permissão foi concedida por meio da Portaria nº 211, e permite utilizar certificação digital, no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos.
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A adoção desta solução facilita na busca, acesso e compartilhamento dos documentos, com acesso liberado somente para quem tem autorização. Além disso, possibilita manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.
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A SEGVIDA está preparada para este processo. Nosso foco? Assessorar tecnicamente às Organizações no processo de Gerenciamento de #SST dando competência técnica a Gestão de Risco e a evolução da #culturaprevencionista, o que contribuirá de forma relevante com o processo de cuidado e preservação da saúde no ambiente operacional !Saber o que fazer, com segurança e saúde preservada, com certeza define resultados, alinhamento de processos e segurança jurídica às empresas!
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Fonte: https://rsdata.com.br/por-que-fazer-a-digitalizacao-de-documentos-em-sst/
