A gestão da qualidade tem muitas ferramentas denominadas através de siglas e o DMAIC é uma delas. Se você não é tão familiarizado com a metodologia ou só ouviu falar, deve estar se perguntando o que é DMAIC, não mesmo?

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A sigla DMAIC vem do inglês e significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve) e Controlar.

De pequenas a grandes empresas, todas estão preocupadas em criar os melhores processos e também os mais produtivos. 

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Isso porque desperdício, atrasos na produção, falta de matéria-prima ou de manutenção nos equipamentos geram consequências diretas no trabalho na equipe. E lá na frente afeta também a satisfação do cliente.

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É neste ponto que metodologias como o Six Sigma são introduzidas para criar uma organização que atenda as demandas e objetivos da empresa. Esse objetivo é alcançado utilizando ferramentas como o método DMAIC. 

Uma organização que faz seu planejamento estratégico e usa ferramentas para orientar esse processo na prática é muito mais produtiva e consegue alcançar suas metas.

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Então vamos explicar o que é DMAIC e como funciona cada uma das etapas do método para orientar a melhoria de processos dentro de uma empresa. Continue lendo!

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O que é DMAIC?

A sigla DMAIC vem das palavras em inglês: Define, Measure, Analyze, Improve e Control. Na tradução para o português: Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve) e Controlar.

O método é usado como um roteiro para orientar o desenvolvimento de processos. Esse processos por sua vez vão controlar o fluxo de trabalho, permitindo sua otimização para chegar nas metas desejadas.

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O DMAIC é composto de cinco etapas e cada uma ajuda a reunir dados e informações para tomadas de decisão estratégicas e bem orientadas.

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Como funciona o método DMAIC

Cada letra do DMAIC forma uma etapa e vamos guiar nossa explicação fazendo a análise das tarefas envolvidas em cada fase e como elas contribuem para o desenvolvimentos dos processos.

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Etapa 1: Definir

A primeira etapa do DMAIC começa com a definição dos pontos que serão trabalhados, estudando-se as possibilidades de melhoria existentes.

Nessa etapa também são definidos os membros que farão parte da equipe que vai conduzir todo o processo. A equipe deve ser diversificada para ter contribuições de diversos pontos de vista.

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Outro resolução da fase ‘Definir’ do DMAIC é o alinhamento em relação aos objetivos que se espera alcançar através do realização do método. 

É importante fazer um brainstorming rico nessa fase para selecionar os problemas de forma objetiva, focando naqueles que são relevantes e viáveis.

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Etapa 2: Medir

A etapa de ‘Medir’ do DMAIC envolve compilar dados estatísticos dos indicadores de desempenho da empresa incluídos no processo que será otimizado.

É importante ter dados quantitativos que permitem fazer uma comparação mais acertada lá na frente, possibilitando verificar a eficácia das mudanças através de resultados.

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Dessa forma, a equipe consegue estudar em detalhes o cenário atual da empresa, verificar onde há acertos e os erros que precisam ser reparados. 

Dica: não comece a implementar ações sem antes reunir os dados e informações relacionados ao momento pré-mudança.

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Algumas ferramentas auxiliares para nessa fase do DMAIC são o Diagrama de Ishikawa e o Gráfico de Pareto.

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Etapa 3: Analisar

A fase ‘Analisar’ do DMAIC é fundamental para formular as ações que vão solucionar o problema e trazer as melhorias necessárias. É nela também que é definida a causa principal ou raiz do problema.

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Nas duas fases anteriores, a equipe vai se debruçar sobre várias ocorrências e encontrar os motivos que levam a cada uma delas. 

Porém, é importante chegar na causa mãe que gera os desvios que impedem o processo de funcionar 100%. 

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Como essa definição, a expectativa é conseguir trabalhar melhor na formulação dos planos de ação para melhoria.

Para essa análise ficar mais fácil, a equipe pode usar a técnica dos 5 porquês da qualidade, um método simples, criado pelo engenheiro mecânico Taiichi Ohno (1912-1990), que tem como objetivo a solução e o descobrimento de causas raízes de problemas.  

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Etapa 4: Melhorar (Improve)

Nessa etapa do DMAIC, a equipe coloca a mão na massa para ‘Melhorar’ aquilo que foi identificado no passo anterior como causa raiz do problema.

Com essa informação, a equipe relaciona as oportunidades de solução, seleciona aquelas que são mais viáveis para testar e cria planos de ação que vão atestar a eficácia de cada uma.

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Para orientar os testes, é recomendado o uso do método 5W2H — aprenda como fazer o 5W2H neste passo a passo — para guiar os planos de ação. 

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Com os resultados dos testes é possível identificar quais melhorias são mais efetivas para acabar com a causa raiz do problema e serem implementadas em toda a empresa.

Nessa fase, a equipe pode identificar diversas possibilidades de ação, mas nem todas precisam ser testadas. Elas podem ser compiladas e arquivadas para testes futuros.

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As mudanças que serão implementadas podem ser monitoradas por um membro da equipe do DMAIC que vai acompanhar a execução do processo em larga escala.

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Etapa 5: Controlar

A última etapa para entender o que é DMAIC é a ‘Controlar’. Essa fase da metodologia garante que a empresa mantenha a busca pela melhoria contínua dos processos.

Depois de tanto trabalho para colocar os planos de ações em prática é fundamental monitorar o desempenho e os resultados alcançados.

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Criar checklists para fazer o controle das tarefas que compõem o plano é um passo simples. As cartas de controle podem ajudar a quantificar esse progresso.

Essa tarefa pode ser dividida entre os membros e analisada depois nas reuniões para verificar os resultados desde o nível operacional até o retorno financeiro alcançado com as melhorias.

Dessa forma, o ciclo do DMAIC se fecha, mas deixa como herança uma empresa mais organizada e que executa seus processos de maneira eficaz. 

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Fonte: https://caetreinamentos.com.br/blog/processos/o-que-e-dmaic/