Para quem é da área de SST sabe que cuidar de toda a papelada é a base de seu trabalho. São documentos que comprovam a saúde dos funcionários, a segurança de todo o meio ambiente e assim por diante.
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Com tantas informações importantes, conseguir organizar as informações de forma eficaz é fundamental para a empresa. Nesse caso, investir no GED para SST é a chave para otimizar a rotina.
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A abreviatura de GED (Electronic Document Management), é uma ferramenta de armazenamento de documentos digitais de acordo com as necessidades da empresa. É um recurso que pode ser usado em muitos campos, mas tem vantagens especiais para SST.
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Entenda como esse sistema pode transformar a sua organização com os 03 principais motivos pelos quais você deve investir em GED para SST.
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O poder organizacional
Quanto tempo você gasta procurando os documentos de que precisa todos os dias? Podemos apostar muito. Mesmo que sua organização seja impecável, você poderá levar algum tempo para encontrar um documento específico em meio de dezenas ou centenas de outros.
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A vantagem do GED está em sua capacidade de processar documentos digitais. Além de digitalizá-los, é possível armazená-los virtualmente. E quando você coloca todos os documentos de SST no GED, tudo que você precisa estará concentrado em um só lugar, portanto, em vez de visualizar arquivos físicos e pastas, basta uma busca rápida na plataforma pode resolver este problema, além de você poder até verificar uma versão antiga do mesmo documento.
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Portanto, investir no GED para SST não apenas melhora a organização, mas também significa que você pode aproveitar melhor sua jornada de trabalho e aumentar a produtividade com foco nas coisas importantes.
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Preservação de documentos importantes
Conforme a empresa cresce e quanto maior for sua equipe, mais papelada você acumula. Com o tempo, você terá que lidar com milhares de documentos ao longo dos anos. Por exemplo, muitos deles não são úteis apenas para o eSocial, mas devem ser mantidos no futuro.
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As normas regulatórias da CLT estabeleceram direitos obrigatórios de custódia de documentos por vários anos ou mesmo décadas. É o caso dos dados de exames físicos e avaliações clínicas dos funcionários, que devem ser mantidos por pelo menos 20 anos após o desligamento.
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Neste meio tempo, muitas coisas podem acontecer ao papel. Pode-se perder durante uma mudança do escritório ou em meio às folhas mais novas e usadas. Ou até mesmo podem ocorrer danos devido o manuseio, acidente ou pelos efeitos do tempo. A única maneira de garantir sua integridade durante todo esse período é digitalizá-lo.
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Modernização e fim do papel
O mundo corporativo está se modernizando e se adaptando rapidamente a uma realidade sem papel. Essa situação é boa para o meio ambiente, mas também é útil para a empresa. Além de poder acessar facilmente os documentos de qualquer lugar, você também pode assiná-los digitalmente e ainda liberar espaço físico em sua empresa para novos dispositivos ou funcionários.
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Fonte: https://rsdata.com.br/motivos-para-investir-em-ged-para-sst/
