Descubra como a filosofia Kaizen pode ajudar sua gestão a reduzir custos e aumentar a produtividade.
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Mais uma vez embarcamos rumo à terra do sol nascente. Depois de atravessarmos o globo em busca de definições para o Poka Yoke e o 5S, agora é o conceito de Kaizen que vamos pesquisar lá no outro lado do mundo. E mais uma vez vamos entender porque, quando se trata de filosofia para organizar práticas e melhorar a produtividade no ambiente de trabalho, ninguém supera os japoneses.
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Hoje implica a ideia – na verdade, a filosofia de melhoria contínua na vida em geral – seja pessoal, familiar, social e profissional. Claro que aqui daremos mais ênfase a este último caso.
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O conceito tem de fato sua origem no meio industrial. Surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando várias empresas japonesas passaram a aplicar práticas que depois foram englobadas pelo termo. Desde então, os princípios do Kaizen se espalharam por todo o mundo, e hoje são utilizados em diversas outras áreas que não apenas a de produtividade.
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Um dos grandes responsáveis por este movimento é o professor Masaaki Imai. Considerado o pai do Kaizen, é autor de um livro fundamental para o assunto – “Kaizen – The secret to Japans competitive success” e fundador do Kaizen Institute, por meio do qual leva os ensinamentos e as práticas em questão para todo o mundo.
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Mas para que serve, exatamente?
No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade. De acordo com os ensinamentos do professor Masaaki, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.
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Ele professa que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades pessoais. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.
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Para Masaaki Imai, existem alguns “mandamentos” para a aplicação da filosofia em uma empresa:
- O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente.
- Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até intermediários e pessoal de base.
- O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos, sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em tecnologias e consultores.
- Pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa.
- Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos;
- A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).
- O Kaizen é orientado para os processos.
- Dá prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.
- O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.
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Mas como posso aplicar o Kaizen à prática?
De acordo com os preceitos de Imai, existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:
Kaizen para administração – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo. Segundo Imai, um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de seu perfil de empreendedor.
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Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o sigam. Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a disciplina. Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos – ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.
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Kaizen para o grupo – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos.
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Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa. E o objetivo aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de transformar informações em ação.
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Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do ciclo PDCA, que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito e o 5W2H.
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Kaizen voltado para pessoas – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.
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