Fazer a emissão do Certificado Digital para conseguir realizar a autenticação e acesso do eSocial é mais uma medida que as empresas devem adotar.
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A ideia é que, aos poucos, as organizações possam adotar cada vez mais as transações eletrônicas e deixar de lado os formulários de papel e sistemas pouco eficientes.
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Caso você tenha dúvidas sobre esse assunto, não se preocupe! Vamos falar neste artigo sobre a importância do Certificado Digital no eSocial SST. Acompanhe!
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O que é o Certificado Digital no eSocial?
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O Certificado Digital pode ser definido como uma identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa.
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Ou seja, trata-se de uma tecnologia que funciona como uma carteira de identificação virtual, que permite assinar documentos a distância, sem que eles percam o valor jurídico.
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Desde 1º de Abril de 2021, as empresas precisam de um Certificado Digital para que consigam acessar e enviar os eventos ao eSocial.
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Como fazer a emissão de Certificado Digital para eSocial?
Para fazer a emissão de um Certificado Digital e usá-lo para acessar o eSocial, as empresas devem seguir o seguinte passo a passo:
- Escolher um Certificado Digital adequado para o negócio (aconselhamos o tipo A1 – arquivo);
- Escolher uma Autoridade Certificadora;
- Pagar o Certificado Digital;
- Reunir os documentos necessários para efetivar o processo;
- Agendar o comparecimento a uma Autoridade de Registro;
- Ir até à Autoridade de Registro e fazer a entrega dos documentos;
- Efetuar a emissão e autorização para uso do Certificado Digital.
Com a emissão do Certificado Digital concluída, você poderá usá-lo para acessar o eSocial da sua empresa, sempre que for necessário.
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Quando o Certificado Digital será exigido?
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Ao utilizar o eSocial, o Certificado Digital é exigido em duas situações distintas: na transmissão das informações e na assinatura dos documentos.
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A seguir, apresentaremos brevemente cada uma delas. Acompanhe!
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Transmissão de informações
O certificado digital do solicitante é usado sempre para garantir a segurança do tráfego das informações na internet.
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Por isso, sempre que você for transmitir informações ou eventos no eSocial, precisará utilizar o Certificado Digital da sua empresa.
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Assinatura de documentos
Sempre que for necessário assinar documentos digitalmente, estando eles associados ao eSocial ou não, é preciso usar o Certificado Digital.
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O Certificado Digital é o que valida as assinaturas, fazendo com que elas tenham o mesmo valor jurídico que um documento físico assassinado à mão.
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Em que formatos o Certificado Digital será aceito no eSocial?
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Para uso no eSocial, aceita-se o Certificado Digital A1 (arquivo) ou A3 (hardware). Na prática, eles funcionam de forma parecida, mas a forma de utilização de cada um deles é diferenciada.
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O Certificado Digital do tipo A1 fica armazenado no próprio computador em que ele será utilizado e é um arquivo com a extensão PFX.
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O Certificado Digital do tipo A3 fica armazenado em um hardware, ou seja, em um dispositivo portátil inviolável do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital.
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De tal modo, somente aquela máquina poderá ser usada para assinar os documentos digitalmente e fazer a transação no eSocial.
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Caso a companhia já utilize o Certificado A1 para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo, o mesmo documento pode ser usado para o eSocial.
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A grande vantagem do Certificado do tipo A1 é a mobilidade, principalmente quando utilizado com um software 100% WEB. Uma vez inserido, ele permite que múltiplos interessados possam utilizar, mesmo remotamente distribuídos, com finalidade de assinatura e envio dos eventos do eSocial SST.
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Quais são as vantagens de utilização de um Certificado Digital?
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Além de ser uma obrigatoriedade, o Certificado Digital para o eSocial traz uma série de vantagens para as empresas. Veja algumas delas!
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Economia
Com o Certificado Digital, a empresa gastará menos com a impressão de papel e também deslocamentos de carro apenas para assinar um documento ou fazer um envio no eSocial.
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Logo, haverá redução de custos e também uma maior preservação ao meio ambiente. Isso é ótimo, inclusive, para desenvolver ações de marketing verde.
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Otimização do tempo e do espaço
O principal objetivo do uso do Certificado Digital no eSocial é tornar esse processo mais ágil e otimizado.
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Com esse recurso, não será necessário preencher e imprimir várias guias de papel manualmente, por exemplo.
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Além disso, não será necessário manter arquivos em papel para comprovar os processos relacionados à SST da empresa. Tudo será feito e ficará armazenado de maneira online.
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Segurança dos dados
Hoje em dia se fala muito sobre segurança cibernética, principalmente após o surgimento da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
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Agora, as empresas que não adotarem boas políticas de segurança da informação e deixarem dados de colaboradores vazarem, por exemplo, poderão ser multadas.
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Não há dúvida sobre a importância do Certificado Digital para o eSocial, tendo em vista todos os benefícios que são obtidos, bem como a regularidade com as normas.
Por isso, se você ainda não o possui, faça a emissão o quanto antes.
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