A organização de documentos pode ser uma tarefa bastante chata e complicada, principalmente se você não tem o hábito de fazê-la em sua empresa. Além disso, sabemos bem que isso pode demorar dias ou até semanas…
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Mas não pense que estamos chamando de organização simplesmente colocar a papelada dentro de uma caixa, desorganizada, sem nenhum critério. Isso não te faz economizar tempo, muito pelo contrário: vai te prejudicar na hora em que mais precisar de um comprovante.
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Hoje em dia nós sabemos que a digitalização de documentos já é uma realidade e existem muitas ferramentas de gestão documental disponíveis. No entanto, ainda não se trata da realidade de todas as transportadoras.
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Pensando nisso, a proposta deste conteúdo é ajudar você, pequeno ou médio transportador, a classificar e organizar corretamente a sua documentação e tirar proveito disso, no futuro. Vamos começar falando sobre os tipos de documentos.
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Tudo o que você precisa saber sobre como organizar seus documentos
Se você quer saber a resposta para essa e muitas outras perguntas, continue lendo este artigo. Nele você vai aprender mais sobre:
- Tipos de documentos com os quais você normalmente lida no seu negócio ou em casa;
- Por que você deve separar muito bem os documentos do seu negócio e os pessoais;
- Como tirar proveito dos papéis organizados para reduzir despesas;
- Formas disponíveis para você armazenar estes documentos;
- Por que você precisa guardar os documentos;
- Por quanto tempo você deve manter estes documentos guardados;
- Ferramentas disponíveis no mercado que te auxiliam na organização de documentos;
- Bônus: Procure por ferramentas de gestão documental.
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Tipos de documentos para organizar
Existem diversos tipos de documentos que você pode encontrar ao fazer um pente fino na sua papelada.
É muito fácil, diante de tanto papel, você se perder sem saber ao certo que deve ser separado, e o que fazer para realizar a organização de documentos.
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Para tentar esclarecer, eu separei em categorias o que eu acredito se tratar de mais de 95% dos tipos de documentos que você possa ter, independentemente de ser uma empresa ou um autônomo.
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1- Comprovantes de pagamento
São a prova de que você ou a sua empresa pagou por algum produto ou serviço, e tê-los bem guardados pode evitar que você tenha que pagar duas vezes.
Os principais comprovantes de pagamento são os recibos, boletos bancários, depósitos bancários, e as faturas de água, energia elétrica e telefone.
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Lembrando que são considerados comprovantes de pagamento quando estão com o carimbo de pago ou a autenticação do banco.
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2- Documentos fiscais
Em teoria, toda e qualquer venda de produto e serviço, deveria ter um documento fiscal emitido, isto para que o governo possa coletar a sua parte em impostos.
Desta forma, toda vez que você compra combustível para seus caminhões, ou realiza um serviço na oficina mecânica, deveria ter um documento fiscal.
Os tipos mais comuns são a nota fiscal de produtos ou serviços, ou o cupom fiscal ao consumidor.
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3- Contratos
Os contratos, diferentemente dos documentos fiscais, preveem um acordo entre 2 ou mais partes, para a prestação de um serviço ou a venda de produtos por um período de tempo determinado ou não.
Um contrato, para ser válido, pode até ser “de boca”, ou seja, verbal, mas como aqui estamos falando de documentos então significa o papel que você assinou junto com seu cliente ou fornecedor.
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Guarde muito bem um contrato, porque ele pode ser a sua única prova sobre algum acordo firmado.
Tipos comuns de contratos são as apólices de seguro, locação de imóvel, compra/venda de veículos e prestação de serviços de frete.
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4- Extratos
Tente entender os extratos como algo que foi extraído com informações em algum momento, refletindo a posição daquela conta naquele período de tempo.
Os tipos mais comuns são os extratos de banco e do cartão de crédito, mas é possível ter também um extrato de abastecimentos no posto de combustível ou um extrato dos depósitos de FGTS dos funcionários.
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Os extratos impressos são especialmente importantes porque os bancos só te mostram os últimos 90 dias de movimentação.
Uma sugestão é todo início de mês imprimir um extrato do mês anterior, para poder usar quando necessário.
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5- Propostas
É muito comum as empresas receberem propostas de todos os tipos, mas saiba que isto não é um documento propriamente dito, a menos que você feche negócio com quem fez a proposta.
Você pode guardar as propostas se quiser ter um balizamento de valores no futuro.
Caso esse não seja o seu caso, eu sugiro se desfazer destes papéis.
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6- Cartas de cobrança
As cartinhas de cobrança do Serasa, SCPC e outros serviços de crédito são especialmente importantes para te informar sobre a inclusão do seu CPF ou CNPJ como devedor.
Caso isso aconteça contigo eu sugiro que você procure resolver o mais breve possível.
Porém o arquivamento destes papéis não é necessário, a menos que você tenha sido incluído injustamente nos órgãos de crédito, e queria cobrar na justiça por danos causados à sua imagem.
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7- Recursos humanos
Se você tem uma empresa, provavelmente tem funcionários, e lida mensalmente com documentos que comprovam esta relação.
As formas como as leis no Brasil foram feitas contribuem imensamente para o número absurdo de ações trabalhistas.
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Por este motivo você precisa, além de seguir a lei, buscar comprovar sempre que possível, através de documentos, a sua relação com funcionários.
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Entre os documentos mais importantes estão:
- Contrato de experiência;
- Holerites assinados;
- Atestados médicos;
- Folha ponto;
- Comprovante de pagamento do FGTS;
- Comprovante de pagamento do INSS.
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Outros
Alguns tipos não se encaixam nas categorias sobre as quais eu já comentei, mas mesmo assim vale a pena citar. São manuais de fabricantes, certificados de garantia, convites, e outros papéis que, na prática, não têm valor comprobatório.
Eles podem te servir ou não algum dia, por isso pense bem se é necessário guardá-los avaliando a sua situação em específico.
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Quais são os três tipos de arquivos?
Os arquivos são classificados em três tipos:
- Arquivo ativo;
- Arquivo inativo;
- Arquivo morto.
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Um arquivo ativo é aquele que pode ser alterado ou modificado em qualquer momento, isto é, trata-se de um documento mais atual. O arquivo inativo, por sua vez, não recebe consultas com frequência e, portanto, também não é alimentado. E, por último, um arquivo morto possui importância documental, mas não recebe alterações ou consultas.
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Não misture documentos do negócio junto aos pessoais
Certamente este é um dos maiores problemas enfrentados por quem não consegue gerenciar adequadamente o seu negócio.
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Misturar as contas pessoais com as contas da empresa é um erro grave, que deixa cego qualquer gestor de uma empresa e não colabora em nada com a organização de documentos.
Em momentos de vacas gordas, este tipo de prática pode até passar despercebida, porque no final das contas a empresa está com saúde financeira alta, ou seja, obtendo lucro.
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Mas, em momentos de crise, como vivemos agora no Brasil, misturar os seus gastos pode ajudar em muito a explicar por que não sobra nada no final do mês, ou melhor, por que as contas não fecham.
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Organize as contas pessoais separadamente
Organizar as suas contas, separando-as das do negócio, é o primeiro passo para quem quer ter sucesso financeiro. Mas por quê? O que torna a organização de documentos tão importante?
Com cada papel no seu devido lugar, fica mais fácil classificar os gastos e descobrir onde a torneira está jorrando mais água.
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Veja só: estima-se que existem em torno de 20% a 30% de gastos além do necessário nas famílias brasileiras, e este número não deve ser muito menor nas empresas. É preciso tirar o excesso, mas diferente da gordura localizada que nós sempre sabemos onde está porque é visual, as contas você só consegue enxergar se forem organizadas.
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Ok, mas como fazer a organização de documentos? Por onde eu devo começar?
Você pode estar se fazendo esta pergunta agora, porque não é tão fácil assim se organizar, principalmente se você não tiver esse hábito no dia a dia. Por isso eu desenvolvi um método simples que vou dividir agora com você sobre organização de documentos.
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Procure pensar em todos os seus documentos, classificando-os de 3 formas:
De todos os tipos de documentos que eu citei acima, apenas os comprovantes de pagamento (que antes ainda são títulos a pagar) precisam seguir os 3 passos, os demais podem ser armazenados por mês ou por categoria diretamente.
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1- Mês corrente
No mês atual, procure armazenar os seus documentos a pagar por dia de vencimento, numa pasta sanfonada (vou explicar os tipos mais a frente), em que cada seção é um dia do mês.
Assim, com esta organização de documentos, você não se perde quanto aos vencimentos, e não corre o risco de pagar juros por atraso.
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2- Ano corrente
Durante o ano vigente, separe todos os documentos em meses, assim fica mais fácil de:
- Entregar o movimento mensal ao seu contador, caso você tenha uma empresa;
- Procurar por algum documento sobre algo que aconteceu ainda este ano, pois está mais fresco na sua memória o provável mês.
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3- Outros anos
Os arquivos mortos, como já comentei, são aqueles que pertencem a anos anteriores. Por mais que eles já tenham “feito a parte deles”, guardar e realizar a organização de arquivos é importante por um período até que se possa descartá-los.
Dessa forma, com esta organização de documentos de outros anos, você os guarda em categorias para poder encontrar com facilidade o que precisa.
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Outra vantagem é que normalmente quando você precisa de um documento desses não será de um único mês. Por estar em categorias, você não terá dificuldades de encontrar todos os meses que procura.
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Quais os tipos de organização de arquivos?
Se você for numa papelaria grande vai perceber que existem inúmeras formas de armazenar documentos, são tantas que você provavelmente vai ficar perdido e indeciso sobre qual delas é a melhor.
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Vou citar aqui 6 formas de armazenar documentos que eu conheço, e deixo contigo a decisão sobre a que se encaixa melhor para você.
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1- Pasta sanfonada
É uma ótima maneira de fazer a organização de documentos do mês corrente e também do ano, porque esta pasta vem em abas, que você pode classificar da maneira como achar melhor.
Você pode utilizar duas pastas, e colocar em cada aba:
- Um dia do mês (de 1 a 31);
- Ou um mês do ano (de Jan a Dez).
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2- Pastas de arquivo
São aquelas pastinhas abertas, normalmente na cor marrom, que você pode deixar suspenso sobre um arquivo, gaveteiro, ou caixa organizadora.
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Estas pastas de organização de arquivos são ótimas se você puder usar umas 30 no mesmo espaço, porque é possível colocar uma etiqueta em cada pasta e localizar facilmente.
O problema deste tipo de pasta, na minha visão, é que se você colocar documentos pequenos, como cupons fiscais por exemplo, eles podem cair da pasta, além de deixá-la com uma “barriga” no meio.
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3- Gaveteiros
Um gaveteiro ocupa bem pouco espaço, e normalmente vem com 3 gavetas, sendo a de baixo o espaço onde você guarda e realiza a organização de arquivos, em pastas, ou outro tipo que você prefira.
É muito útil para volumes, se você tem uma transportadora com até 5 caminhões.
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4- Caixa organizadora
A caixa organizadora faz o papel do gaveteiro, mas tem a facilidade de você poder movê-la mais facilmente. É uma ótima opção se você é um caminhoneiro autônomo!
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5- Caixa arquivo box
A caixa arquivo box é muito utilizada para guardar arquivos antigos, chamados de arquivo morto ou inativo. Ela tem a vantagem de ser simples e barata. Além disso, cabe em qualquer canto do escritório ou da casa e ajuda demais na organização de documentos.
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6- Outros tipos
Os documentos que você não quer fazer a organização em pastas ou caixas podem ser guardados ou ficar à disposição através de:
- Pranchetas na parede: é uma opção mais caseira, mas que serve quando são poucas contas a pagar;
- Quadros de aviso: ótimos para deixar recados ou ainda colocar as contas;
- Caixa de correspondência: melhor opção (na minha visão) se você tem uma empresa, pois pode deixar em cima da sua mesa e facilitar a organização de documentos da semana ou do mês.
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Qual a importância de armazenar e conservar arquivos?
Você já parou para pensar por que devemos guardar e realizar a organização de documentos?
Mas, antes disso, você já se perguntou o que é, de fato, um documento? Um documento, que é normalmente um papel, é uma prova escrita de que algo aconteceu.
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Como nossa memória não pode lembrar de tudo, o documento é também uma forma de trazermos de volta um fato, em detalhes, com a certeza de que aquilo aconteceu.
É por isto que devemos guardar documentos: para nos certificarmos dos fatos.
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Veja alguns exemplos de situações que provavelmente você já passou, e que com certeza precisou do documento para provar:
- Exercer a garantia de algum produto comprado;
- Provar que determinado depósito realmente foi feito;
- Conseguir a restituição do imposto de renda.
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Por quanto tempo você deve guardar os documentos?
Esta é uma dúvida que muita gente tem, até porque ninguém quer guardar em casa ou no escritório os papéis para sempre. Por isso é importante você saber por quanto tempo deve deixar guardado cada documento.
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Se você tem uma empresa, provavelmente o seu contador vai guardar os documentos para você durante o tempo que for necessário (em média 5 anos).
Agora, se você é um caminhoneiro autônomo, ou tem dúvidas sobre os seus documentos em casa, acompanhe a seguir o tempo de guarda de cada um.
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Comprovantes de pagamento
Guardar e manter a organização de documentos como os comprovantes é normalmente sugerida pelo período de 5 anos. No caso da compra de produtos é importante que você guarde durante toda a vida útil do produto. A razão é que você nunca sabe quando precisará acionar o fabricante, ainda que ele esteja fora da garantia.
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Documentos fiscais
5 anos é o prazo que o contador manterá no escritório dele os seus documentos fiscais, após isso ele irá te devolver. Eu sugiro que você por pelo menos mais 5 anos pois nunca se sabe quando pode haver uma execução por parte do governo sobre alguma conta que você tem certeza de que pagou.
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Contratos
Durante toda a vigência do contrato é importante manter a sua via, e mesmo depois de encerrado, a menos que você tenha feito um distrato anulando toda e qualquer cláusula do contrato que estava vigente.
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Recursos humanos
Todo empregado tem direito a entrar na justiça trabalhista para cobrar algum valor que julgue devido pelo seu empregador. Porém o prazo máximo para ele fazer isso é em até 2 anos após a sua saída da empresa, portanto este é o prazo recomendado para você guardar tais documentos.
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Extratos
Você não precisa necessariamente guardar os extratos, a menos que queira fazer uso deles para reclamar judicialmente por valores cobrados indevidamente, como juros por exemplo. Vale ressaltar que o banco é obrigado a te fornecer os extratos caso você peça por eles.
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Ferramentas para auxiliar na organização de documentos
Nos dias atuais, com toda a tecnologia disponível, existem algumas ferramentas que podem ser bastante úteis para a organização de documentos, principalmente porque te poupam tempo na hora de procurar.
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Se tudo está em papel, arquivado, talvez você queira ao menos colocar uma etiqueta bacana para fácil identificação.
Para isto você pode utilizar um rotulador eletrônico, que faz etiquetas adesivas com o texto que você quiser.
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Outra boa opção é você digitalizar os documentos. Apesar de dar algum trabalho para fazer isso, fica muito mais fácil procurar depois no computador.
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Existem sites onde você pode guardar estes arquivos dos documentos, assim você evita qualquer chance de perdê-los porque seu computador estragou.
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Outras dicas de organização de documentos
Veja estas dicas para você finalmente conseguir fazer uma boa organização de documentos, e ganhar tempo na hora de buscar qualquer papel:
- Ao começar a fazer a separação da papelada, vá até o fim. Não pare no meio, nós dois sabemos que, por se tratar de uma atividade relativamente chata, talvez você demore muito tempo para voltar nisso;
- Não deixe acumular muito papel para começar a fazer, porque quanto maior for o volume de papel, menor será a sua vontade em arrumar tudo;
- Crie uma rotina de organização de documentos. Eu sugiro que você faça isso toda semana. Na medida em que você começa a desfrutar da sua organização, você vai perceber que tudo isso vale a pena!
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Bônus: Organização de documentos em ferramentas de gestão
Como nós comentamos no início, a documentação digitalizada já é uma realidade nas empresas e uma tendência bastante forte para os próximos anos. Se você é uma delas ou deseja se livrar da papelada física, saiba que pode contar com plataformas digitais de gestão, que promovem um sistema organizacional tecnológico e seguro.
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A gestão documental tem a digitalização e automação de processos como facilitadores do aceleramento da rotina de trabalho. Através disso, atividades realizadas de forma repetitiva pelos colaboradores da corporação podem ser dispensadas.
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Embora ainda muita empresas estejam um pouco distantes dessa realidade, reafirmo: trata-se de uma tendência na cultura organizacional das empresas que, certamente, iremos acompanhar no decorrer do período!
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Organização de documentos: Considerações finais
Se você está ganhando dinheiro com o seu negócio, mesmo assim não deixe de fazer a organização de documentos. Agora, se você está em dificuldades como a maioria de quem atua com transportes hoje em dia, então é uma obrigação sua começar a se organizar!
Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia.
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A organização de documentos é apenas um passo para quem pretende ter sucesso financeiro, mas nem por isso é menos importante. Você precisa estar ciente de que todo empresário bem-sucedido segue algumas regras fundamentais, e esta é sem dúvida uma delas.
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