O fornecimento do equipamento de proteção individual (EPI) é uma obrigação da empresa para toda e qualquer atividade que apresente algum risco à segurança e à saúde do colaborador. Toda a obrigatoriedade para a respectiva função do seu trabalhador é especificada por normas regulamentadoras e, para um controle eficiente, é preciso fazer uma ficha ou um termo de entrega de EPI. Se você não sabe como fazer esse documento, pode usar um modelo de ficha de EPI.
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Assim, sempre que for possível eliminar ou reduzir o risco com a sua utilização, o EPI é devido e constitui uma responsabilidade da empresa fornecê-lo. Para garantir que a organização cumpriu com essa exigência da legislação trabalhista, é muito importante que cada EPI fornecido seja registrado adequadamente.
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O que é a ficha de entrega de EPI e por que ela é tão importante?
Primeiramente, vale ressaltar que uma ficha de EPI é o documento responsável por registrar a entrega dos equipamentos de proteção essenciais para os trabalhadores exercerem as tarefas profissionais. É por meio dela que a empresa poderá documentar o fornecimento dos equipamentos de segurança, que é dever do empregador e um direito do empregado.
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O uso dos equipamentos de segurança evita acidentes no ambiente de trabalho e garante segurança na execução das atividades. Portanto, a ficha é uma forma de controlar e monitorar o uso desses materiais por parte dos trabalhadores.
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É muito importante que o termo de entrega de EPI para o trabalhador seja preenchido. Afinal, esse controle por parte do setor administrativo das empresas busca assegurar que eles receberam os dispositivos de segurança adequados e, consequentemente, estão equipados para desenvolver seu trabalho de maneira adequada.
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Essa medida também objetiva que fraudes sejam evitadas em possíveis casos de acidentes, além de proteger a empresa de possíveis ações trabalhistas. Em relação ao colaborador, a ficha é importante para resguardar seu direito de receber corretamente o equipamento necessário para a realização de suas tarefas.
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Aqueles que desempenham atividades de risco devem receber todo o suporte de forma gratuita pela empresa. Nesses casos, a ficha de entrega também pode ser usada como comprovante caso a organização não ofereça os recursos necessários.
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Nesse cenário, o documento de controle também é importante para situações que possam envolver ações judiciais. Caso algum colaborador sofra algum dano à saúde no decorrer de sua atividade laboral, por exemplo, a ficha permite verificar se ocorreu alguma falha na entrega do EPI ou se o colaborador não utilizou o equipamento corretamente.
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Como elaborar o seu próprio termo de entrega de EPI?
Sempre que um trabalhador receber um equipamento, será necessário assinar a ficha de entrega de EPI. Para isso, é importante que o documento apresente uma estrutura adequada. A seguir, saiba como ele deverá ser apresentado.
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Quais informações são necessárias?
Cabeçalho
O cabeçalho identifica a empresa e o próprio documento. Assim, se a empresa tem um logotipo, ele pode ser colocado ao lado do respectivo nome.
De modo centralizado e destacado, deve estar o título do documento (“TERMO DE ENTREGA DE EPI”, por exemplo), de maneira a caracterizar esse controle. No cabeçalho, também pode ser inserido o número da ficha.
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Dados do funcionário
No campo de dados do funcionário, devem ser registradas as seguintes informações:
- Nome completo do colaborador;
- Local de trabalho;
- Função desenvolvida;
- Data de admissão;
- Data de demissão.
Qualquer outra informação julgada pertinente sobre o colaborador poderá ser incluída nessa parte do documento.
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Dados do EPI fornecido
Todas as informações sobre o EPI entregue deverão ser listadas aqui. Entre elas, podemos citar:
- Nome do EPI;
- Número do certificado de aprovação (CA) específico para cada EPI;
- Descrição do equipamento;
- Quantidade fornecida.
Se houver algum detalhe com referência a determinado EPI (por exemplo, se houve extravio ou perda do equipamento anteriormente fornecido), a informação também deverá ser registrada.
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Aplicação do EPI fornecido
Nesse campo, devem ser indicadas as atividades nas quais serão utilizados os equipamentos recebidos, de forma a caracterizar com mais precisão que o EPI foi fornecido para atender à atividade descrita.
Um EPI não é exclusivo para uma prática, mas determinadas atividades sob certas condições exigem que o equipamento seja específico.
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Texto impresso de recebimento e responsabilidades
A ficha de entrega de EPI também funciona como um recibo do equipamento fornecido ao trabalhador. Para isso, deverá conter um texto impresso declarando esse recebimento, conforme o exemplo abaixo:
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Eu, [NOME DO FUNCIONÁRIO], recebi da empresa X o equipamento de proteção individual (EPI) supradescrito, do qual me comprometo fazer o devido e adequado uso.
Além disso, é recomendável relacionar em um texto impresso, com itens numerados, as principais responsabilidades do funcionário referentes à guarda, aos cuidados e à utilização do EPI retirado.
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Data e assinaturas
Finalmente, ao lado de cada EPI descrito, deve haver uma coluna para data e outra para a assinatura do funcionário ao receber o equipamento. Desse modo, é, pouco a pouco, construído um histórico de fornecimento de EPI para cada colaborador.
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É muito importante que a ficha de entrega de EPI seja preenchida corretamente e de forma completa. Além disso, é necessário checar sua integridade toda vez que algum novo equipamento for fornecido.
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A validade desse cuidado será comprovada sempre que o documento for requisitado pela fiscalização trabalhista, como outros documentos essenciais, ou quando a própria empresa quiser visualizar ou demonstrar que o fez.
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Por que conscientizar os trabalhadores sobre o uso da ficha?
Não só é importante preencher a ficha, como também é fundamental conscientizar todos os trabalhadores sobre o uso desse documento. Como os EPIs são de uso obrigatório, a empresa deve fornecê-los devidamente para os funcionários e controlar esse uso. Por isso, é muito relevante o emprego dessas fichas, tanto para a empresa em si quanto para todos os trabalhadores.
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Os EPIs são equipamentos essenciais para a execução de diversos trabalhos e devem ser levados em consideração para a prevenção de acidentes de trabalho. Então, é necessário controlar o uso desses materiais. E, da mesma forma que é um dever da empresa fornecer, é um dever para os funcionários cuidar deles e preservá-los.
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Por isso, conscientize todos os colaboradores sobre o uso da ficha de EPI, uma vez que, por meio dela, todos saberão:
- Os equipamentos necessários para serem utilizados na execução das tarefas;
- Se todos que foram entregues para os funcionários foram devolvidos adequadamente;
- O estado de conservação dos EPIs, visto que é um aspecto que fica sob a responsabilidade do trabalhador.
E sobre o preenchimento da ficha?
Outro ponto importante que deve ser observado a respeito das fichas de EPI é o preenchimento correto de todos os dados. Todos os itens que compõem o documento devem ser preenchidos corretamente, de modo a auxiliar no monitoramento da empresa.
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Por meio dessa documentação, a companhia vai saber exatamente sobre:
- Todos os epis que cada funcionário usa;
- A quantidade de materiais;
- Os dias em que foram utilizados;
- O horário em que os equipamentos foram entregues para as pessoas;
- O horário em que eles foram devolvidos.
Inclusive, é essencial que a ficha de EPI seja preenchida na frente dos funcionários, para que eles saibam como anda o controle dos equipamentos, podendo conferir se os materiais de proteção que foram entregues estão de acordo com o que foi anotado nas fichas, entre outros aspectos.
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É necessário ressaltar, ainda, que as fichas de EPI são uma comprovação de que foi dado um equipamento de proteção essencial para a execução das atividades. Tendo isso em vista, caso ocorra algum acidente e o trabalhador se machuque, a ficha que vai comprovar se foi devidamente disponibilizado o EPI para ele ou não. Ou seja, fica mais fácil saber se o acidente foi responsabilidade da empresa ou negligência do próprio funcionário.
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Quais as consequências do não preenchimento da ficha de entrega de EPI?
Em seu item 6.6.1, a NR 6 diz que o sistema de registro de entrega de EPI é de inteira responsabilidade do empregador. Isso significa que, caso não seja disponibilizada a ficha de entrega, a empresa poderá sofrer sanções de acordo com a legislação trabalhista por causa do descumprimento legal.
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Apesar do fato de se registrar uma ficha de entrega de EPI não ser o suficiente para contornar uma possível multa por acidente de trabalho, ela é obrigatória. O não cumprimento da norma pode resultar em processos judiciais, além de aumento de penalidade e multas para a organização.
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Essas consequências podem impactar diretamente os rendimentos e a lucratividade do negócio. Afinal, é extremamente desagradável ter que desembolsar altos valores por determinação da Justiça, em razão de um descumprimento simples como esse.
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Além disso, os problemas vão além da simples condenação na Justiça. Isso porque o fato de sofrer ações desse tipo pode manchar a imagem da empresa perante o mercado, prejudicando todos os esforços em relação aos seus investimentos de marketing, o que pode significar a perda de possíveis investidores e clientes.
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Que erros são mais comuns no preenchimento das fichas de entrega EPI?
Por se tratar de um documento tão importante, a ficha de entrega de EPI deve ser montada e preenchida corretamente pela empresa. Já que esse documento tem validade legal e pode ser consultado pelas autoridades para verificar se os equipamentos de proteção individual recomendados para o risco presente no ambiente de trabalho foram entregues, é preciso ficar bem atento para o que consta nele.
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Preenchimento incompleto dos dados
Se não ter uma ficha de entrega de EPI é um enorme problema para a sua empresa, tê-la incompleta é um desafio similar. Sem informações importantes, como a data em que foram entregues os equipamentos de proteção individual ou a assinatura do funcionário, bem como sem outros dados importantes que validam esse documento, a sua empresa pode ser penalizada como se não o tivesse.
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Por isso, antes do arquivamento, verifique se todos os itens estão preenchidos e com dados válidos. Caso contrário, o erro poderá ser descoberto apenas quando já for tarde demais.
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Preenchimento incorreto dos dados
Outro problema sério é preencher incorretamente os dados da ficha de controle. Errar, por exemplo, determinadas informações, como o número do Certificado de Aprovação dos equipamentos de proteção individual distribuídos é o suficiente para invalidar o documento.
Por isso, passe um pente fino nesses dados antes mesmo de oferecer para o colaborador a ficha de entrega de EPI para assinar, evitando que o trabalho tenha que ser feito duas vezes.
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Ausência de preenchimento da ficha de entrega de EPI
Uma ficha de entrega de EPI nova é necessária toda vez que o seu colaborador precisar substituir um equipamento, seja porque ele foi danificado, seja porque passou do prazo de validade. Mesmo que a peça seja substituída por uma idêntica, será necessário fazer uma nova documentação para essa entrega de EPI e obter a assinatura do colaborador na ficha.
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Lembre-se sempre disso, afinal, a ficha de entrega de EPI é a principal garantia que a sua empresa tem de que ofereceu as condições de trabalho definidas pela lei para os colaboradores, incluindo a substituição dos equipamentos no prazo adequado.
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Perda da ficha de entrega de EPI
Depois de preenchidas as fichas de entrega de EPI, o trabalho não está terminado. Esse documento importante deve ser zelado para que esteja à disposição se for necessário passar por uma fiscalização ou verificar a data da última entrega de EPI.
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Por isso, arquivá-lo de maneira eficiente e não perder o documento, mesmo após distribuir novos equipamentos de proteção individual para um mesmo colaborador, é parte importante da tarefa.
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Para garantir maior eficiência e certificar-se de que todas as fichas de controle e entrega de EPI estão preenchidas e armazenadas adequadamente, encarregue um dos seus colaboradores dessa tarefa. Ele poderá criar o próprio procedimento ou utilizar boas práticas de mercado, como a conferência periódica das fichas arquivadas para corrigir qualquer erro que possa ter ocorrido no processo de preenchimento delas.
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O controle da ficha de entrega de EPI tem ainda outro papel: otimizar a compra e a manutenção de um estoque permanente de EPI na sua empresa.
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O que fazer com as fichas após serem preenchidas?
Depois de receber a ficha de entrega de EPI, é recomendado que ela seja guardada na pasta pessoal do colaborador. Esse é um meio seguro e eficiente para ter acesso a ela quando for preciso. Dessa forma, enquanto os outros documentos relativos ao colaborador permanecem na pasta, a ficha também ficará lá.
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Algumas empresas preferem centralizar e guardar o documento em um só livro ou caderno para futuras consultas. Essa é uma forma prática de armazenar os dados também.
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Outra maneira de guardar as fichas é por meio de um sistema eletrônico. Se for esse o caso, saiba que alguns cuidados devem ser considerados. Um dos principais exemplos nesse sentido é fazer um backup dos arquivos regularmente, a fim de evitar a perda de todos os dados em caso de algum defeito ou de pane no sistema.
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Outro ponto que merece atenção é que a ficha de EPI jamais pode ser retroativa ou futurista. Preencher o documento dessa forma pode acarretar crime de falsidade ideológica de acordo com o artigo 299 do Código Penal.
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Outros cuidados que devem ser tomados após o registro de entrega dos equipamentos
Explicação da importância do uso dos EPIs
Muitas vezes, os funcionários não entendem a verdadeira importância por trás do uso dos equipamentos de proteção. Então, para a segurança da sua equipe e para resguardar a empresa, é necessário que todos os colaboradores tenham total ciência da utilização dos EPIS. Uma boa iniciativa nesse cenário é organizar palestras e encontros para discutir e esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto.
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Durante esses encontros, é preciso explicar que a aplicação desses equipamentos no ambiente de trabalho é uma verdadeira obrigação. É bom ressaltar que o descumprimento dessa regra pode causar punições, como demissão por justa causa. Ao deixar essas questões claras, você terá mais garantia de que o uso dos EPIs será mantido.
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Treinamentos para o manuseio e a utilização correta
Não basta apenas que os trabalhadores usem os EPIs — é preciso que eles saibam a maneira correta de fazê-lo. Então, sempre que um novo funcionário for contratado ou um novo equipamento for inserido, faça um treinamento, para que eles saibam o modo correto de uso e manuseio.
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Com todos os colaboradores alinhados sobre esses pontos, são obtidas duas vantagens. A primeira, obviamente, é a redução de acidentes no trabalho, o que melhora a sua produtividade e garante a integridade física de toda a equipe. A segunda é o menor gasto com reposição de EPIs que são estragados devido ao uso incorreto.
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Lembre-se sempre de que, segundo a norma regulamentadora que rege esse aspecto do ambiente de trabalho, é obrigação da empresa não somente registrar a entrega dos EPIs, mas garantir o seu uso.
Por isso, é preciso ter a precaução de sempre fiscalizar se todos estão usando os equipamentos e, caso alguém não esteja, cobrar de forma firme. Assim, você evita futuras dores de cabeça, como incidentes, multas e processos.
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Fonte: https://blog.volkdobrasil.com.br/como-estruturar-uma-ficha-de-entrega-de-epi/ – Os textos deste post foram compartilhados do Site VOLK BRASIL cabendo a estes os direitos autorais.
