Um plano de treinamento e desenvolvimento (T&D) é, basicamente, um documento que contém todos os detalhes do treinamento a ser aplicado, para que futuramente os gestores possam analisar a efetividade dos métodos usados e buscar melhorar a obtenção dos resultados, visto que o treinamento deve sempre se adequar à situação da empresa.
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Esse documento descreve cada etapa minuciosamente, por isso é preciso ter tanto cuidado durante a sua elaboração.
Pensando nisso, vamos explicar, etapa por etapa, como criar um plano de T&D que se adeque às necessidades da sua empresa. Vamos lá?
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5 etapas para elaborar um plano de treinamento e desenvolvimento
1. Diagnóstico e levantamento das Necessidades de Treinamento (LNT)
O levantamento não é incluso no documento, mas precisa ser feito, já que os dados levantados durante sua execução serão importantes para planejar os treinamentos.
Fazer um LNT é basicamente mapear os setores que necessitam de treinamento. Assim, evita-se a aplicação dos métodos errados para colaboradores já qualificados, desperdiçando recursos e tempo.
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O levantamento usa vários métodos e técnicas, dependendo do perfil da empresa e seu foco, para localizar quais processos apresentam irregularidades e quais colaboradores apresentam pontos de melhoria na execução de suas tarefas diárias. Desse modo, é possível mensurar o impacto desses pontos de melhoria do desempenho da empresa.
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Um LNT é indispensável no processo de formação do plano de treinamento e desenvolvimento. Por isso, se você não conhece esse método o suficiente, não perca tempo e confira nosso post: Tudo que você precisa saber para fazer um bom LNT.
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2. Definir os objetivos
A partir da LNT, os responsáveis agora definem qual é o objetivo a ser alcançado, ou seja, “Que problema deve ser resolvido?”.
Observaram a falta de produtividade dos colaboradores? Eles não têm desempenhado suas respectivas tarefas da forma correta? Os clientes vêm reclamando do atendimento? Você deve identificar o que falta em seus colaboradores e então moldar o T&D com o intuito de preencher os gaps de competência.
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Existem dois tipos de competências, que diferem no modo de aplicação no ambiente de trabalho e em como podem ser melhoradas. Abaixo explicamos um pouco sobre cada uma:
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Comportamentais (Soft Skills)
O cargo que um colaborador exerce não exige soft skills, no entanto, elas são valorizadas pelo mercado por criarem um clima organizacional melhor.
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Nem sempre é possível reforçá-las por treinamentos, e sim por meio da conversa e feedback constante dos gestores. Algumas das soft skills que podem ser trabalhadas são:
- Comunicação: os setores das empresas são interdependentes na hora de criar um produto ou prestar um serviço. Por isso, as equipes devem se comunicar durante o processo produtivo para que o resultado esteja de acordo com as expectativas de todos. Além de treinar a oratória dos colaboradores, os organizadores do treinamento incentivam a integração informal da equipe e a diminuição da timidez dos mais reservados.
- Liderança: cargos que têm como função cuidar de uma equipe (principalmente os cargos de gestão de pessoas) precisam ter uma conduta justa e firme, focando no progresso. Profissionais que mostram liderança são muito valorizados pela empresa, pois dão ouvidos à opinião de seus subordinados e elevam o nível da equipe.
- Motivação: equipes desmotivadas não entregam os melhores resultados, mesmo que sejam bem qualificadas. Os colaboradores devem ser instigados a trabalhar e ter visão de futuro, ou seja, devem estar engajados com a empresa. Os treinamentos dessa área focam em conscientizar o colaborador do impacto de suas funções na instituição e formar um sentimento de sociedade.
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Técnicas
As competências técnicas são essenciais para que o colaborador exerça suas funções plenamente, pois o gestor da área não contratará alguém que não possua as competências técnicas exigidas pelo cargo.
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Essas competências envolvem os conhecimentos dos procedimentos e equipamentos de cada função, como conhecimentos em Microsoft Word, experiência em vendas, dependendo do cargo em questão.
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Já sabe quais competências precisam ser trabalhadas no seu treinamento? Então continue lendo, pois listamos alguns dos modos de aplicá-lo! Confira:
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3. Definir formato e modo de distribuição
Em termos simples, significa definir como o treinamento será aplicado, dependendo dos recursos e demandas da sua empresa.
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O melhor modo para você é aquele que proporciona um ambiente propício para melhorar determinada habilidade e que estimule a interação entre os participantes. Separamos alguns abaixo:
- In Company: treinamentos in company ocorrem de forma presencial, dentro da empresa. A equipe de gestão pode optar por serviços terceirizados de treinamento ou aplicar trilhas de aprendizagem próprias, internamente. Caso você escolha a primeira opção, a empresa contratada envia alguém encarregado da aplicação Ele cria trilhas de aprendizagem personalizadas com base nos pontos de melhoria da equipe que devem ser reparados.
- Outdoor: são atividades ao ar livre organizadas pela gestão da empresa, em busca de capacitar o colaborador em trabalho em equipe e adaptabilidade por meio de desafios, corridas de obstáculos e acampamentos. A aplicação mais tradicional é contratar pacotes em sítios ou parques, mas as empresas podem optar por ambientes públicos; desde que os colaboradores tenham contato com um ambiente diferente do escritório e que reflita o impacto das decisões tomadas de forma imediata.
- A distância ou online: se sua empresa possui várias filiais ao redor do país ou equipes muito grandes para capacitar, os treinamentos EAD podem ser a melhor escolha. São benéficos pela possibilidade de reunir uma quantidade maior de colaboradores e orientadores simultaneamente, tornando o treinamento mais dinâmico e abrangente, em um menor espaço de tempo. Além do custo ser baixo, os treinamentos são adaptáveis à necessidade da equipe, considerando o limite de tempo disponibilizado pela empresa, os assuntos que precisam de foco, etc.
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4. Elaborar orçamento
É importante separar os recursos necessários com antecedência, para evitar imprevistos. O orçamento será elaborado considerando quanto a empresa pode gastar e, a partir disso, rever a escolha do modo de distribuição, pensando no custo-benefício da aplicação e se tal modo cabe no orçamento disponível.
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Com o orçamento definido, você precisa aplicar as melhores técnicas para o perfil da sua empresa, que farão o dinheiro investido render.
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5. Definir técnicas
A técnica de aplicação escolhida no processo ajuda a melhorar o humor dos participantes, aproximando o treinamento de um programa informal e divertido. Assim, os colaboradores se sentem mais confortáveis durante a aprendizagem e evoluem soft skills com mais facilidades.
Separamos alguns exemplos de técnicas de aplicação para você:
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Colaborativo
O método de aprendizagem colaborativo é muito semelhante aos treinamentos outdoor, porém não necessita que ocorra fora do ambiente organizacional. São aplicados por meio de workshops, palestras e aulas, focando especialmente na integração dos colaboradores.
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Os funcionários participantes desse tipo de programa tendem a se sentir valorizados. Desenvolvem uma maturidade isolada do trabalho em equipe, que inclui o exercício do senso crítico, um aumento na autoestima, entre outras.
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Gamificação
O termo gamificação deriva da palavra em inglês game (jogo), ou seja, é a aplicação de jogos para dinamizar os processos da empresa por meio de uma visão mais descontraída.
Isso estimula a competitividade saudável e mais exigência na obtenção de resultados. Porém, é necessário ter em mente o perfil do colaborador participante e analisar suas decisões no progresso do jogo e passar o feedback sobre suas conquistas e como ele as alcançou.
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Agora com as informações necessárias para formalizar o evento em mãos, é hora de passar tudo para o papel!
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6. Organizar o plano
O plano oficial deve ser bem detalhado e claro, explicando cada etapa do treinamento. Este documento será guardado mais tarde, para que seja possível planejar treinamentos futuros e comparar técnicas de aplicação e pontos de melhoria com planos anteriores.
Alguns dos pontos que não podem faltar no plano de T&D são:
- Motivos para execução do treinamento
- Informações coletadas durante o LNT
- Objetivos a serem alcançados
- Trilhas de aprendizagem
- Materiais necessários para aplicação
- Dias do treinamento
- Local de aplicação
- Orçamento
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Com seu plano pronto, é recomendado executar um evento teste, para verificar a efetividade de cada parte do pano de treinamento e desenvolvimento e corrigir qualquer imperfeição no processo.
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Desse modo, a equipe organizadora do treinamento pode aplicar o plano com propriedade e gerar resultados mais efetivos e benéficos para a empresa.
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Pronto! Depois de cada uma dessas etapas, você tem tudo que precisa para fazer um ótimo plano de treinamento e desenvolvimento, que vai elevar a produtividade da sua empresa e o desempenho da sua equipe.
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