O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.
Se voltarmos ao século 20, temos um exemplo claro de procedimento padronizado nas linhas de montagem do modelo “T” da Ford, que foi uma das primeiras linhas de produção a ter sucesso e trabalhar com tarefas padronizadas.
Os níveis de padronização eram tão eficazes, para a época, que o custo do produto foi reduzido ao máximo, permitindo que “todos pudessem ter um automóvel, desde que fosse da cor preta“. Mais tarde, percebeu-se que somente o carro preto não foi suficiente para satisfazer os consumidores, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.
Como funciona
O POP apresenta instruções das sequências das operações e sua frequência de execução, apontando os seguintes elementos:
- O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
- Peças e materiais utilizados na realização da tarefa;
- Descrição dos procedimentos que devem ser executados nas atividades críticas (o modo de operação e as possíveis restrições quanto a execução, o que pode ou não pode ser feito);
- Roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos de produção.
Todos esses elementos deverão ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou de acordo com a necessidade do processo.
Objetivos do POP
O POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento por meio da padronização e minimização desvios na execução da atividade, ou seja, ele busca assegurar que as ações tomadas para a garantia da qualidade sejam padronizadas e executadas conforme o planejado. Possui um fator educacional primordial que é o retenção de conhecimento.
Como elaborar um POP
Para criar um POP, basta descrever as tarefas que fazem parte da rotina de trabalho, tomando os seguintes cuidados:
- Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos ser adequados ao seu tipo de processo;
- O executor do processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características e deficiências;
- A aplicabilidade dos procedimentos deve ser monitorada constantemente, para assegurar se estão sendo seguidos de forma correta;
- A linguagem utilizada no POP deve ser simples, clara e objetiva, para que o documento possa ser entendido e aplicado por todos.
O que deve conter em um POP?
É importante que o procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida, saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer. Dessa forma, é interessante que o POP contenha os seguintes itens:
- Nome;
- Objetivo;
- Documentos de referências (manuais, ITs, processos ou outros procedimentos );
- Local de aplicação;
- Siglas (caso houver);
- Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;
- Fluxograma;
- Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;
- Frequência de atualização;
- Forma que será gerado (digital ou físico);
- Gestor (quem elaborou).
Importância do POP
O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa e deve ser simples, completo e objetivo, para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações que poderão interferir na sua qualidade final.
Se falarmos de Seguança, Saúde e meio Ambiente, o processo de padronização pode incorrer em alguns inconvenientes no ato da sua implantação. Colaboradores acostumados a fazer as coisas à sua maneira podem não gostar de um novo treinamento para que sigam os procedimentos padronizados. Essa fase de implementação pode fazer com que a produtividade e eficiência diminuam, já que os Colaboradores estão reaprendendo tarefas habituais.
É importante explicar à equipe como a normatização vai garantir maior segurança do trabalho e aumento da produtividade. Se os procedimentos e políticas padronizadas não forem intuitivos ou bem considerados, os Colaboradores podem voltar aos métodos antigos. Por essa razão, você pode solicitar feedback ao empregado em relação à padronização de procedimentos.
Na sua empresa os procedimentos são padronizados? Existe algum problema com relação aos procedimentos de segurança do trabalho que você queira nos contar?
Padronização de processos
Existe um conjunto de normas técnicas, médicas e psicológicas para prevenir acidentes e melhorar a qualidade de vida dos colaboradores, elevando seu desempenho, mas antes é preciso mudar a mentalidade dos gestores do negócio, mostrando que investir na saúde e bem-estar da equipe é investir na própria empresa.
Um dos papéis fundamentais da normatização no local de trabalho é criar procedimentos de rotina os quais os gerentes e Colaboradores devem seguir para executar e concluir tarefas com responsabilidades.
A padronização pode se dar inicialmente em processos como atender ao telefone, completar operações de venda ou fechar a loja no final do dia, mas também na questão da utilização dos equipamentos de segurança obrigatórios, escopo de trabalho e outras questões. Ela ajuda a reduzir a chance de alguém omitir algo sobre os aspectos do processo ou ainda sofrer um acidente de trabalho.
Desde que os empregados não tenham que parar e considerar a melhor maneira de executar as tarefas atribuídas, a uniformização de processos mantém o trabalho produtivo e eficiente. Ela também ajuda a assegurar a uniformidade com a qual os produtos finais e serviços são entregues.
Medições
A padronização de processos precisa passar por medições periódicas para saber se tudo está correndo conforme planejado. Uma vez que as normas para baixo, médio e alto desempenho foram definidas, os Colaboradores podem ser avaliados quanto a sua adesão a esses padrões.
Ao identificar um Colaborador que não esteja atendendo à normatização, você pode direcionar treinamento adicional e recursos de forma a garantir a segurança do trabalho e a produtividade geral do negócio. Documentar as medições em relação aos padrões pode ajudá-lo a atingir metas de melhorias mais facilmente.
Tecnologia como suporte operacional
A tecnologia pode, por vezes, ajudar com a padronização. Por exemplo, você pode automatizar os seus procedimentos para que os Colaboradores cumpram o checklist dos processos de forma digital e para que você tenha acesso aos relatórios de forma online. Equipar os Colaboradores com sistemas automatizados pode ajudar a padronizar soluções para que eles permaneçam em alinhamento com o protocolo da empresa.
Para as empresas que pensam em conquistar uma certificação ISO, é fundamental garantir a segurança do trabalho por meio da normatização dos processos. Um sistema de verificação automatizado, certamente, será um diferencial.
Outra modalidade tecnológica que está sendo aplicada em muitas corporações é o treinamento de segurança do trabalho online, que permite a padronização do treinamento. Com ele, toda a equipe recebe a mesma instrução por meio da plataforma. Confira outros benefícios abaixo:
- acessibilidade: a empresa pode treinar e capacitar seus empregados em qualquer local e data, o que diminui gastos com deslocamento;
- flexibilidade: com o treinamento online você não terá que se preocupar com o fechamento de turmas para fazer valer o investimento. Cada colaborador poderá iniciar os estudos quando for solicitado pelo técnico de segurança;
- gerenciamento e controle: a plataforma online oferece ao gestor a possibilidade de acompanhar o andamento do treinamento, sabendo exatamente quanto tempo falta para a capacitação e em quais assuntos o Colaborador teve mais dificuldade;
- baixo custo de implantação: não é preciso comprar um software e muito menos instalá-lo! O treinamento é realizado somente pela plataforma, bastando criar um cadastro com usuário e senha.
Divisão de responsabilidades
Você sabia que a padronização de processos para a segurança do trabalho pode tirar a sobrecarga de responsabilidades de líderes e gestores?
Com a equipe já capacitada em medidas de segurança, basta selecionar as pessoas que serão responsáveis pela realização de cada um dos procedimentos de segurança, ambientais e de saúde. Por exemplo: indique profissionais específicos que serão responsáveis pelo controle e inspeção das atividades de risco. Forneça uma planilha para aqueles que terão autonomia para corrigir os perigos identificados, tais como fiação solta e vazamento de gases ou líquidos perigosos, por exemplo. Vale ressaltar que, muitas vezes, os gestores ou técnicos de segurança podem não localizar todos os riscos da linha de produção. Por isso, é essencial perguntar para o próprio Colaborador quais são os riscos que ele pode ter notado em seu local de trabalho e em suas atividades. É importante verificá-lo regularmente, pois podem surgir outros problemas com o passar do tempo.
Redução de falhas operacionais
Já na etapa de implementação da rotina de padronização operacional, a empresa terá que identificar com clareza todos os percursos de cada tarefa. Assim, se alguma coisa dentro dessas atividades não sair como o esperado, o problema será facilmente identificado.
Nunca se esqueça que, além do treinamento dos Colaboradores, é preciso realizar uma auditoria para checar tudo. Os ganhos com redução de falhas tornarão esse trabalho mais padronizado conforme o andamento do processo de produção e a experiência adquirida.
Inconvenientes
O processo de padronização pode incorrer em alguns inconvenientes no ato da sua implantação. Colaboradores acostumados a fazer as coisas à sua maneira podem não gostar de um novo treinamento para que sigam os procedimentos padronizados. Essa fase de implementação pode fazer com que a produtividade e eficiência diminuam, já que os Colaboradores estão reaprendendo tarefas habituais.
É importante explicar à equipe como a normatização vai garantir maior segurança do trabalho e aumento da produtividade. Se os procedimentos e políticas padronizadas não forem intuitivos ou bem considerados, os Colaboradores podem voltar aos métodos antigos. Por essa razão, você pode solicitar feedback ao empregado em relação à padronização de procedimentos.
Na sua empresa os procedimentos são padronizados? Existe algum problema com relação aos procedimentos de segurança do trabalho que você queira nos contar?
http://www.blogdaqualidade.com.br/procedimento-operacional-padrao-pop/
