A criação do eSocial alcança trabalhadores e empregadores do Brasil. Com o uso

dessa plataforma digital, haverá o registro contínuo de tudo o que acontece com

o trabalhador dentro da empresa – desde sua admissão até seu desligamento. Ao

mesmo tempo, será adicionado a esse enorme banco de dados todo e qualquer

evento relacionado à movimentação dos trabalhadores, em termos trabalhistas e

previdenciários. Os fatos passam a ser cadastrados em um único lugar, chamado

Ambiente Nacional, preparado pelo governo federal.

 

Construir processos eficientes que permitam a integração de informações

de diferentes áreas da empresa é crucial para que os eventos sejam informados

no prazo e de forma correta ao eSocial. Isso evita, ainda, a perpetuação

de erros que possam trazer problemas ao futuro do empregador e

do trabalhador.

O eSocial foi construído dentro de uma nova concepção de gestão de processos,

exigindo a completa renovação dos atuais modelos utilizados nas empresas. Uma

concepção já adotada nas áreas Fiscal e Contábil por meio do SPED (Sistema Público

de Escrituração Digital) e que abarca a área trabalhista e tangencia mudanças

em todas as demais áreas de gestão. Com o passar dos anos, nos acostumamos

com pequenas substituições nos processos e rotinas trabalhistas que não

criaram um novo modelo, mas apenas produziam adaptações às mudanças nas

legislações previdenciária e trabalhista.

O eSocial não é fruto de mudanças da legislação, mas, sim, da exclusiva intenção

de criar um modelo eletrônico e transparente para o cumprimento de toda legislação

fiscal, previdenciária e trabalhista aplicável às relações de trabalho. A complexidade

dessa legislação exigiu a construção de um banco de dados igualmente

complexo, cuja organização dada pelo leiaute exige das empresas grande precisão

nas informações prestadas.

Portanto, o grande desafio do eSocial é construir processos eficazes, eficientes e

automatizados que permitam às empresas interligarem informações de diversas

áreas anteriormente não integradas e outras que permaneciam apenas em arquivos,

sem obrigação de envio aos entes fiscalizadores. Os pontos críticos na

construção de novos processos estão nas áreas de Segurança e Saúde no

Trabalho, Folha e RH, cuja quase totalidade de seus processos serão alterados,

exigindo precisão no uso da legislação, maior compartilhamento

de informações e a correta divisão de responsabilidades.

Diante dos desafios, é necessário entender que existem grandes riscos por não

implantar ou mesmo por implantar com erros o eSocial em sua empresa.

O volume de dados necessários para atender ao eSocial exigirá dos empregadores

esforços e ações específicas para a geração de informações que serão utilizadas

no controle e na fiscalização das relações de trabalho. Por meio do eSocial, esses

dados serão analisados e cruzados com todos os dados dos sistemas internos

e externos da Receita Federal do Brasil (RFB), da Empresa de Tecnologia e Informações

da Previdência Social (Dataprev) e do Serviço Federal de Processamento de

Dados (Serpro) e auditados eletronicamente por um sistema cognitivo que possui

a capacidade de apreender e tirar conclusões.

Considerando que os maiores desafios são a assertividade e a tempestividade dos

dados, derivam-se desses os maiores riscos para empregadores, que exigem

atenção aos seguintes pontos:

a. Comunique os eventos trabalhistas dentro dos prazos definidos.

b. Para registrar os eventos trabalhistas, observe a legislação trabalhista, previdenciária

e/ou fiscal.

c. Gere as informações necessárias e obrigatórias com regularidade e pontualidade,

principalmente as relacionadas à Segurança e Saúde no Trabalho, do

contrato de trabalho e da folha de pagamento.

d. Verifique com atenção os cálculos e o registro de dados antes de começar o

processo do eSocial.

e. Efetue a retificação de dados incorretos de forma espontânea e evite que isso

ocorra com regularidade.

f. Informe todos os trabalhadores sem vínculos trabalhistas, tais como diretores

não empregados, estagiários e quaisquer outros que recebam remuneração da

De forma geral, a recomendação principal para as organizações consiste na estruturação e na organização dos processos que recebem e entregam informações

necessárias ao eSocial, sendo preciso a sua clara identificação, a definição das atividades, dos responsáveis e dos procedimentos e a verificação da conformidade

das informações antes da declaração e envio.