O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de instruções escritas que documentam uma rotina ou atividade repetitiva dentro de uma organização.

Esse documento pode conter ações programáticas e técnicas como processos de análise, manutenção, calibração e utilização de equipamentos.

Alguns pontos importantes sobre um POP são:  

• Os POP’s são específicos para cada organização ou área da qual descrevem as atividades;
• Se não for escrito de maneira correta, seu uso se torna limitado;
• Até mesmo o documento mais bem escrito falha se não for seguido;
• Podem conter: instruções, fluxogramas, fotos, possíveis ações corretivas;
• Devem ser revistos periodicamente.

Essa incrível ferramenta é utilizada no Lean Manufacturing que é uma metodologia focada em eliminar os desperdícios e aplicar consistentemente as melhores práticas.

Quais os benefícios do POP? 

Como já falei acima, o POP é responsável pela padronização de um determinado processo. Mas por que isso é tão importante? A resposta é simples. Basta se ater novamente a produção dos Big Mac’s em todo o mundo.

 Como seria possível manter a qualidade se não houvesse um padrão a ser seguido? Além da vantagem de manter a qualidade, podemos destacar os seguintes benefícios:

Reduz variação e aumenta qualidade pela implementação consistente do processo, mesmo com mudança de pessoal;

 Demonstra conformidade com requerimentos organizacionais e governamentais;

 Facilita processo de treinamento de pessoal;

Diminui número de acidentes.

Diminui chance de falha de comunicação;

Como fazer um POP?  

 Vou te mostrar na prática o passo a passo para elaborar o procedimento operacional padrão da sua empresa. Mas antes de começar, vale ressaltar algumas dicas que podem ser muito úteis quando você for implementar o POP em sua empresa:

 O POP deve ser escrito com linguagem adequada a quem o utilizará;

Seu formato deve seguir um estilo de passo a passo e fácil de ler;

As informações devem ser claras e sem ambiguidade;

Utilizar preferencialmente voz ativa e verbos no presente; O termo “você” não deve ser utilizado explicitamente;

Se possível, utilize um fluxograma para ilustrar o processo descrito

Definição do tipo de POP

Também é possível mesclar os dois tipos se houver necessidade. Vale ressaltar que situações muito específicas podem requerer POP’s muito específicos!

Vou te mostrar de forma rápida e precisa um exemplo de cada tipo citado, e pontuar suas vantagens e desvantagens.

1.1   Checklist  

É um modelo bem simples, onde você estabelece uma lista de atividades que devem ser feitas, e assim que alguém executa a tarefa, deve ser dado um check de verificação.

Vantagens:

• Fácil de seguir;
• Fácil e rápido de montar;
• Difícil de interpretar errado.

 Desvantagens:  

• Não permite adição de muitos detalhes;
• Não permite lidar bem com pontos de decisão

1.2 – Fluxograma

Nesse modelo todo o processo é representado através de símbolos que indicam quais atividades devem ser realizadas a partir das decisões tomadas. Para que você possa entender melhor o fluxograma, vou te apresentar alguns símbolos utilizados e seus significados.
 

1.2 – Fluxograma  

 Nesse modelo todo o processo é representado através de símbolos que indicam quais atividades devem ser realizadas a partir das decisões tomadas. Para que você possa entender melhor o fluxograma, vou te apresentar alguns símbolos utilizados e seus significados.

Vantagens:  

• Fácil de seguir;
• Sequência lógica de construção;
• Permite visualizar pontos de decisão com facilidade.

Desvantagens:

• Exige mais tempo e habilidade para sua confecção;
• Não permite muitos detalhes.

Fonte: https://www.voitto.com.br