Assinatura digital e guarda eletrônica para documentos de SST obrigatória em 2021

Recentemente aconteceu a publicação da PORTARIA Nº 211, DE 11 DE ABRIL DE 2019 [1], que dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à SST (Segurança e Saúde no Trabalho). Pela primeira vez, se tem a previsão explícita do uso desse recurso para os documentos da área. Mas você sabia que:

A portaria torna obrigatória a guarda eletrônica de documentos de SST a partir de 2021!

Isso mesmo que você leu, obrigatória! Essa mesma portaria ainda prevê a utilização de assinatura digital desde que em conformidade com o ICP-Brasil. Nesse momento você deve estar se perguntando:

O que é assinatura digital? Como isso funciona?

O que é ICP-Brasil?

Quais documentos de SST estão previstos?

Atendo clientes pequenos que são MEI e ME, eles também precisam?

Como posso me adequar a tudo isso?

Antes de mais nada, é sabido que o uso da assinatura digital em documentos, aquela realizada por meio de um certificado digital, é aceita juridicamente fazem muitos anos. Desde a publicação da Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 [2] há previsão legal de sua utilização. Entretanto, não havia nenhuma orientação ou recomendação que oferecesse clareza do seu uso para a área de SST, até a publicação desta portaria. Até então, poucas empresas têm aderido ao uso da assinatura digital devido aos seus custos e necessidade de investimento.

Por outro lado, o governo tem se modernizado cada vez mais. Cada dia que passa mais informações precisam ser prestadas em formato eletrônico ao governo. Prova disso é o que já está sendo transmitido ao eSocial e tudo aquilo que ainda está por vir. Agora se nota uma abrangência para os documentos técnicos da área de SST como PPRA, PCMSO, ASO, entre outros.

Afinal o que é Assinatura digital? 

Assinatura digital ou firma digital é um método criptográfico para autenticar determinada informação digital. Seu uso na área documental, elimina a necessidade de ter uma versão em papel que precisa ser assinado. Ou seja, ela proporciona uma prova irrefutável de que determinado documento foi realmente assinado por esse alguém. A assinatura digital utiliza um par de chaves criptográficas associado a um certificado digital (que pode ser do tipo A1 – arquivo ou A3 – cartão). Desse par de chaves, a chave privada é usada durante o processo de geração de assinatura. Já a chave pública, contida no certificado digital, é usada durante a verificação da assinatura.

Algumas características que as assinaturas digitais proporcionam aos usuários:

1. Autenticidade: é inequivocamente ligada ao certificado digital do signatário.
2. Integridade: cada assinatura é vinculada a um documento eletrônico, dessa forma qualquer alteração sofrida pelo documento eletrônico será perceptível.
3. Não-repúdio: uma assinatura feita enquanto o certificado digital do signatário for válido não pode ter sua autoria negada pelo signatário.

O que é ICP-Brasil?

Em termos simples, é a autoridade que regula e supervisiona a questão de assinatura digital e certificados no Brasil. A definição mais completa encontra-se abaixo.

A ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. O modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que o ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz – AC-Raiz, também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos.

Qual diferença entre assinatura digital e digitalizada?

Primeiramente é preciso entender que assinatura eletrônica é uma forma genérica para conferir autenticidade e autoria. Ela pode ser obtida por diferentes dispositivos ou sistemas tais como: assinatura biométrica, assinatura digitalizada, assinatura login/senha, PIN, assinatura digital, etc.

A assinatura digital é um dos tipos de assinatura eletrônica existentes, assim como a assinatura digitalizada. Mesmo assim são completamente distintas em sua realização e aceitação. A assinatura digitalizada é simplesmente uma assinatura manuscrita escaneada e digitalizada, podendo ser facilmente falsificada e questionada no âmbito jurídico da sua autenticidade. Ao contrário da assinatura digital, que existe previsão legal junto a MP nº 2.200-2/2001, desde que obedecidos o conjunto de normativos da ICP-Brasil, que trata dessas assinaturas no âmbito do território brasileiro.

Quais são os tipos/padrões de assinatura digital?

Basicamente existem 3 padrões principais, sendo que cada um tem um propósito e características diferentes:

Quais documentos de SST estão previstos na Portaria Nº 211?

Os seguintes documentos são considerados válidos para utilização da assinatura digital no padrão ICP-Brasil:

• PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
• PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos
• PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil
• PPR – Programa de Proteção Respiratória
• ASO – Atestado de Saúde Ocupacional
• PGSSMTR – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural
• AET – Análise Ergonômica do Trabalho
• PPR – Plano de Proteção Radiológica
• Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes
• Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras
• Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP)
• Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943

Em suma, praticamente todos os documentos relacionados a área de SST estão previstos e deverão obedecer a guarda digital.

Quais padrões técnicos devem ser obedecidos?

Os documentos previstos na portaria devem ser assinados obedecendo o padrão ICP-Brasil. Não obstante, o arquivo eletrônico que contém o documento precisa estar no formato PDF – Portable Document Format com qualidade padrão PDF/A-1 documentado na ABNT NBR ISO 19005-1. O padrão de assinatura digital para documentos PDF é o PAdES.

Para verificação se a assinatura digital em um determinado documento está em conformidade ICP-Brasil, o ITI disponibiliza um serviço gratuito que pode ser acessado pelo endereço: https://verificador.iti.gov.br

Qual cronograma dessa obrigatoriedade?

A obrigatoriedade inicia-se em 11 de abril de 2021 para as empresas maiores. Veja o quadro detalhado:

MEI – Micro Empreendedor Individual
ME – Micro Empresa
EPP – Empresa de Pequeno Porte

Por que o uso da assinatura digital pode ser vantajoso para minha empresa?

O simples fato de não necessitar papel físico representa uma grande economia em impressão e material. Depois, o fluxo de coleta de assinaturas fica mais fácil e rápido, pois o trâmite dos documentos pode acontecer online via internet. Os responsáveis como engenheiro de segurança do trabalho, médico do trabalho, técnico de segurança, etc. podem assinar e disponibilizar instantaneamente os documentos para os seus clientes. Isso representa grande ganho operacional dentro da empresa.

O gasto com espaço físico para guarda desses documentos – que muitas vezes precisam de 20 anos de armazenamento – pode ser reduzido a zero. Além disso, a velocidade na localização e recuperação desses documentos é notável. Outro ponto importante e de grande valor para sua empresa, é a segurança e durabilidade desses arquivos digitais que é incrementada significativamente pelo armazenamento em “nuvem”.

Em resumo, a utilização de um software de SST que suporte assinaturas digitais em conformidade com a legislação pode proporcionar diversos benefícios para sua empresa tais como:

• Economia em impressão
• Organização no arquivamento digital dos documentos
• Agilidade na recuperação de documentos
• Compartilhamento imediato com cliente
• Otimização do fluxo operacional
• Redução do tempo no ciclo de atendimento ocupacional
• Estar em conformidade com a legislação (segurança jurídica)

Como faço para me adequar a tudo isso? 

Hoje em dia se está vivendo a era digital e cada vez mais se faz necessário o uso de ferramentas ou softwares para atendimento os clientes. Em segurança e medicina do trabalho não é diferente. É necessário realizar uma verdadeira gestão em SST, pois são muitas informações. É preciso ter em mente, que toda informação gerada será fundamental para prestar contas ao governo, seja através do eSocial nos eventos de SST, ou de uma fiscalização documental onde agora existe previsão e obrigatoriedade de estar em formato digital. Não haverá margem para desculpas ou erros e as multas virão.

O que se está falando aqui é de uma obrigatoriedade, que de certa forma proporciona diversos benefícios em seu uso como já foi visto. A assinatura digital pode ser uma aliada da sua empresa tornando-a mais competitiva. Para se adequar a tudo isso, você deve avaliar desde já um software que possua suporte a esse recurso e que seja simples de operar. Simplicidade é fundamental pois impactará diretamente no dia a dia dos seus colaboradores. Deve-se avaliar o investimento necessário para contrapor aos benefícios, estabelecendo o custo-benefício ao aderir.

O software SGG, por exemplo, não cobra nenhum adicional para uso dessa tecnologia (assinatura digital) de seus clientes. Ou seja, você pode assinar quantos documentos desejar e não haverá cobrança extra, faz parte do serviço. Outros sistemas, podem cobrar por cada assinatura realizada. Em outras palavras, para cada documento que você assinar digitalmente será cobrado um valor. Você deve tomar cuidado, pois isso pode inviabilizar suas operações dependendo do volume de documentos que precisam ser assinados. Outro fator importante é que deve se obedecer a legislação e padrões estabelecidos. Certifique-se de que o fornecedor atenda os requisitos para não ter um problema jurídico mais adiante.

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Fonte: https://blog.sgg.net.br/