Foi editada em outubro a Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPRT) nº 1.127, que substitui o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e a Relação Anual de Informações Sociais (Rais) pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). A norma ainda define as datas e condições para o envio de informações por parte do empregador. Com essa mudança, ficará mais simples cadastrar dados de empregados na base do governo.
O Caged é utilizado pelo Ministério da Economia para acompanhar as admissões e demissões sob o regime de CLT no Brasil. Esse cadastro foi instituído pela Lei 4.923/65 e seu objetivo é levantar dados de geração de emprego e desemprego no País, para que possam ser tomadas ações governamentais mais precisas. É também com os dados desse cadastro que é analisado o Programa de Seguro Desemprego.
Já a Rais é um relatório de informações socioeconômicas que o extinto Ministério do Trabalho e Emprego brasileiro solicitava anualmente às pessoas jurídicas e outros empregadores. Em outras palavras, trata-se de um censo anual do emprego formal.
A Rais foi criada pelo Decreto n° 76.900/75 e levanta informações que se destinam a servir de base de cálculo das cotas do PIS e do Pasep. Também subsidia o controle relativo ao FGTS e à Previdência Social; controla a nacionalização do trabalho, substituindo a chamada lei dos 2/3; e viabiliza o pagamento do abono salarial previsto na Constituição Federal.
De acordo com a nova Portaria, a substituição do Caged ocorrerá para as admissões e desligamentos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2020, e a substituição da Rais será a partir do ano base 2019 (declaração feita em 2020), pelas empresas que já são obrigadas à transmissão de informações de seus trabalhadores ao eSocial.
Cumpre esclarecer que a troca do Caged não se dará para as entidades internacionais e os órgãos públicos. Por outro lado, haverá a substituição da Rais para aquelas empresas que já tenham a obrigação de enviar dados de remuneração dos seus trabalhadores, relativo ao ano base de 2019 (grupos 1 e 2). O primeiro grupo compreende as entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78 milhões e, o segundo, as empresas com faturamento inferior a este valor e que não tenham sido optantes pelo Simples Nacional em julho de 2018.
Dessa forma, os órgãos públicos e entidades internacionais continuarão utilizando o Caged até que estejam obrigados, ficando mantida a obrigação de prestar as informações por meio da Rais.
A partir de 2020, portanto, as empresas que usam o eSocial não terão a obrigação de transmitir estas informações ao Ministério da Economia, que passa a usar uma única base de dados para as estatísticas do trabalho.
O uso dos sistemas do Caged e da Rais ficará restrita à prestação de informações cuja obrigação ainda não tenha de ser cumprida por meio do eSocial.
Contudo, é importante atentar para os prazos previstos para o envio das informações ao sistema, uma vez que não são padronizados, e cada atividade terá uma data diversa para envio. No Caged, por exemplo, a data de admissão e CPF têm que ser informados até o dia anterior ao início do contrato de trabalho; o salário de contratação tem que ser informado até o dia 15 do mês seguinte em que ocorrer a admissão; a rescisão deve ser informada até o 10º dia contado da finalização do vínculo para aqueles que sacarão o FGTS; os demais desligamentos, até o dia 15 do mês seguinte; e as transferências de entrada ou saída, também no dia 15 do mês seguinte.
Com isso, o governo reduz as obrigações das empresas, bem como proporciona melhorias para reduzir erros e inconsistências nas bases de dados, considerando que essas informações passarão a ser alimentadas em uma única ferramenta.
Portanto, a substituição Caged e Rais pelo eSocial completa um pacote de mudanças para 2020, visando à simplificação e a redução de processos redundantes e burocráticos, propiciando condições mais favoráveis para o ambiente de negócios.
Todavia, embora a adoção do eSocial seja uma forma de desburocratizar as obrigações das empresas, pode-se dizer que há um contrassenso à recente Lei de Liberdade Econômica (nº 13.874). A nova legislação prevê que o eSocial será substituído por sistema simplificado. Apesar de não haver data definida, as empresas devem estar atentas para uma nova mudança em breve.
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