Já está valendo a obrigatoriedade da guarda dos documentos de SST, mas muitas empresas ainda têm dúvidas quanto à assinatura digital, especialmente se a mesma possui validade jurídica.
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Portaria 211: por que e para que foi criada?
Alguns documentos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) precisarão estar no formato eletrônico, bem como ter sua guarda eletrônica e assinatura digital, como rege a Portaria nº 211 do Governo Federal. O ato administrativo, publicado em 11 de abril de 2019, concedeu o prazo de dois anos para a adaptação das empresas.
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A obrigatoriedade vale para as organizações de médio e grande porte. Empresas de pequeno porte devem se adequar em 2022, e as microempresas e microempreendedores, a mudança valerá a partir de 2024.
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Mas, afinal, o que diz exatamente esse ato administrativo e quais são suas implicações?
Resumidamente, a Portaria nº 211 torna obrigatórias a guarda eletrônica de documentos SST e a assinatura digital por parte das empresas.
Na prática, isso quer dizer que os documentos deverão passar do formato de papel para PDFA1 – com autenticação digital. O processo não é novo, visto que já vinha sendo construído desde o lançamento do e-Social, mas agora não há previsão de adiamento.
Portanto, DOCUMENTOS relacionados à SST em formato ELETRÔNICO e certificados deixam de ser facultativos e passam a ser o padrão exigido pelas autoridades brasileiras.
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O que é a assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia de autenticação. Em outras palavras, é um método criptográfico utilizado para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. Utilizando as chaves criptográficas de um certificado digital é possível identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica. Pode ser aplicada a contratos, procurações, laudos médicos, atestados e diversos documentos ou transações online.
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A assinatura digital tem validade jurídica?
Se corresponder à legislação brasileira, a assinatura digital possui validade jurídica. No entanto, para o reconhecimento da validade de documentos eletrônicos, é necessário que seja possível comprovar sua autenticidade e sua integridade. Nos próximos tópicos abordaremos os requisitos para que a assinatura digital seja considerada válida como, por exemplo, a lista de padrões técnicos para assinatura.
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É obrigatório o uso na Segurança do Trabalho?
Sim, visto que a portaria nº 211 tornou obrigatória a assinatura digital de documentos na SST. A assinatura deve estar no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
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Saiba quais são os tipos de assinatura digital:
- Com características diferentes, 3 padrões já são aceitos: PAdES, em PDF, por representação visual; CAdES, em qualquer tipo de arquivo, produz arquivo adicional .p7s e XadES, em arquivo XML como utilizado no eSocial, por exemplo.
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O padrão ICP-Brasil valida os seguintes documentos:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
- Programa de Proteção Respiratória (PPR);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
- Plano de Proteção Radiológica (PPR);
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP);
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
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Lista de padrões técnicos para assinatura:
- Formato PDF;
- Qualidade padrão PDF/A-1.
- Documentado na ABNT NBR ISO 19005-1,
- O padrão de assinatura digital para documentos PDF é o PAdES.
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GED é alternativa robusta para o negócio
Com os registros sendo digitais, uma ferramenta de gestão permite que o acesso aos documentos seja mais rápido. Além disso, é possível manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.
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No caso de setores relacionados à segurança e saúde do trabalho, estamos falando de operações que são base para gestão dos seus processos. E ter uma solução robusta para gerir estes documentos, de forma digital, permite centralizar, mas também organizar e segmentar.
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Isso torna a localização de documentos muito mais rápida, colocando o tempo como efetivo protagonista na produtividade das organizações.
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Fonte: https://rsdata.com.br/a-assinatura-digital-tem-validade-juridica/
