Sem contar com um bom dicionário de competências você não conseguirá realizar um processo de avaliação de competências eficiente.
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Um ponto importantíssimo na criação de um dicionário de competências, que muitas vezes é reduzida sua relevância, é a definição da escala de avaliação das competências.
O conteúdo deste artigo guiará você na melhor forma de construir um dicionário de competências, evitando os erros mais comuns, e apresentando as práticas mais comum de mercado.
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1. O que é uma competência?
A mais conhecida definição para competência foi escrita por Scott B. Parry em sua obra “The quest for competencies”, em 1996, na qual ele diz: “Competências é um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionados, que afeta parte considerável da atividade de alguém, que se relaciona com o desempenho, que pode ser medido segundo padrões pré-estabelecidos e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento”.
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Para o mundo corporativo, competência é o conjunto de competências técnicas e comportamentais que empregados adequadamente permite atingir com sucesso os resultados para o ambiente organizacional.
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Isto significa que não adianta ter um bom conhecimento técnico e não ter um perfil comportamental compatível com o bom desenvolvimento das atividades, bem como orientado para os resultados estratégicos da organização.
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Lembre-se que para merecer o nome de competência o conjunto de atributos pessoais deve ser mensurável. É por isso que não se pode introduzir no grupo de atributos das competências definições subjetivas como garra, dedicação e positividade.
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2. O conceito do C.H.A.
Os pilares mais conhecidos da competência são:
Conhecimento
É o saber adquirido, ou seja, para o indivíduo é a compreensão de conceitos e técnicas que são necessários para atingir seus objetivos e que são adquiridos através de diferentes recursos, desde a simples observação, leituras, um treinamento realizado e sua própria formação acadêmica.
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Habilidade
É o saber fazer ou poder fazer, ou seja, para o indivíduo representa a sua aptidão em atividade prática para o desempenho de sua missão e está associada à capacidade de produzir a partir do conhecimento adquirido, a experiência prática e o aprimoramento progressivo das aptidões desenvolvidas com o tempo e a experiência.
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Atitude
É o ser ou querer fazer, ou seja, para o indivíduo é a decisão consciente e emocional de seu modo de agir e reagir no dia a dia em relação a fatos e outras pessoas de seu ambiente.
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3. Modificando o conceito C.H.A.
Uma enorme variedade de modelos de competências vem sendo utilizado pelas empresas. É comum encontrarmos conjuntos de competência, tais como: essenciais, estratégicas, gerenciais, funcionais, de liderança, de autogestão, pessoais, core competencies, e assim vai. Um verdadeiro emaranhado!
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Uma das demandas no mundo corporativo para buscar uma melhor compreensão, pelos colaboradores, sobre o processo de avaliação de competências levou a uma simplificação desta divisão das competências (conhecimento, habilidade e atitude) em apenas competências técnicas e comportamentais, pois há grande dificuldade, mesmo dentro do RH, em classificar as competências no CHA.
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Competências Técnicas
São competências para o exercício de determinado cargo na empresa, as quais às vezes são segmentadas em grupos (gerenciais, operacionais etc.) para designar competências de determinados grupos de pessoas ou áreas.
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Competências Comportamentais
São comportamentos observáveis sem distinção se são aptidões ou traços de personalidade.
Competências Essenciais
Pequeno grupo de valores ou princípios considerados vitais para a empresa e aplicado a todos.
Resultados
Resultado de uma execução ou desempenho efetivo no trabalho.
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4. O que é um dicionário de competências?
Um dicionário de competências nada mais é do que um leque de competências bem definidas para apresentarmos aos gestores (lideranças) como um “cardápio”, sobre o qual eles “escolherão” aquelas competências que melhor representam o que o cargo pretende desenvolver.
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A criação de um dicionário de competências da empresa também tem como objetivo minimizar os efeitos subjetivos de uma avaliação e uniformizar o conceito da competência entre os avaliadores. Recomenda-se que as avaliações sejam realizadas sob os mesmos critérios e não na interpretação individual do avaliador a respeito de um certo título.
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Cuidados ao utilizar um dicionário de competências “pronto”:
- Não se fixe apenas nos títulos das competências, pois eles são apenas “rótulos”.
- Faça adaptações, seja de linguagem, seja de conteúdo.
Lembre-se, as competências técnicas mais importantes serão particulares do seu negócio, sendo assim, será pouco provável você encontrar um dicionário pronto.
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Orientação: ao montar seu dicionário de competências comportamentais tome o cuidado de não introduzir como competência, por exemplo, ética e honestidade, pois estes são valores que sua empresa segue, mas que não faz sentido indicar como pontos a serem mensurados em uma avaliação, pois pense bem, você contrataria, ou manteria empregado, uma pessoa que não é ética ou honesta?
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5. Formatando o dicionário de competências
Há um consenso de que um dicionário de competências deve ter pelo menos 3 elementos:
- Título: nome da competência.
- Conceito: é a definição ou descrição da competência.
- Níveis de complexidade OU comportamentos observáveis.
A formatação do terceiro item é onde encontramos mais variações, mas o mais comum é encontrarmos dois tipos de apresentações:
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1º Níveis de complexidade: é o formato onde definiremos cada um dos níveis de cada uma das competências e não simplesmente utilizaremos a definição da escala de avaliação.
2º Comportamentos observáveis: neste caso, apenas listamos os comportamentos que indicam a prática da competência.
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Dica: é comum no meio corporativo utilizar-se uma mescla destas formatações onde para as competências técnicas é empregada a definição dos níveis de complexidade, pois é mais fácil para as lideranças avaliarem este tipo de competência, e para as competências comportamentais utiliza-se o desdobramento da competência em comportamentos observáveis.
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6. Direcionando a avaliação de competências comportamentais
Mesmo com uma boa definição das competências comportamentais sabemos que ainda assim é difícil mapearmos as competências dos cargos e avaliarmos pessoas.
Para auxiliar as lideranças neste trabalho as empresas têm desdobrado o conceito da competência comportamental em comportamentos observáveis.
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Este termo tem encontrado muitas variações nas empresas, tais como: indicadores de desempenho da competência, indicadores comportamentais, práticas observáveis, elementos da competência, comportamentos indicadores, indicadores da competência, condutas observáveis, práticas associadas, e assim vai.
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A melhor forma de deixar bem clara esta explicação é exemplificando com os comportamentos observáveis da competência de autodesenvolvimento:
- Empenha-se em aprimorar seus conhecimentos, habilidades e postura, de forma autônoma.
- Demonstra abertura para receber feedback que ajude a identificar ações necessárias para o seu aperfeiçoamento.
- Faz uma autoavaliação adequada, estando ciente de suas capacidades, conhecimentos e experiências.
- Participa efetivamente de treinamentos e ações de capacitação, buscando seu desenvolvimento profissional.
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7. Principais erros na definição das competências
7.1 Informações muito subjetivas
Sempre que são definidas competências muito subjetivas, a informação tem pouca chance de contribuir para os objetivos do programa de avaliação.
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7.2 Detalhamento Excessivo
Identificar vários títulos interdependentes só se justifica se sua aquisição for feita separadamente ou se seu conteúdo for demasiadamente complexo.
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7.3 Detalhamento insuficiente
Agrupar competências distintas sob um mesmo título pode impedir a compreensão correta de como orientar o treinamento e desenvolvimento.
7.4 Nomes diferentes, competências iguais
Uma mesma capacidade pode ter vários nomes, por isso definir previamente o dicionário de competências antes do processo de mapeamento nos cargos previne que a mesma competência tenha vários nomes em áreas distintas, por exemplo: relacionamento interpessoal, lidar com pessoas e atender a público.
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7.5 Ignorar relação com treinamentos
Preferencialmente, um título de competência deve remeter ao nome do treinamento que garante sua aquisição.
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8. Como definir a melhor escala de avaliação de competências
A escala de avaliação é um item muito importante para a criação de um dicionário de competências e ela deve estar adequada ao processo e cultura organizacional da sua empresa. Definir a escala de avaliação de competências mais adequada para seu processo e cultura organizacional da sua empresa.
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Há dois tipos de escala de avaliação que serão apresentados a seguir:
- Nível de complexidade
- Nível de atendimento
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Escala de nível de complexidade
A escala de avaliação, ou régua de avaliação, é um ponto muito importante para a criação do dicionário de competências, pois afetará diretamente nos resultados do seu processo de avaliação e em como você definirá as competências e seus níveis para orientar os colaboradores no momento da avaliação.
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A escala de avaliação define os níveis de entrega ou complexidade da competência. O objetivo desta escala é mensurar o grau de maturidade do colaborador em relação aos comportamentos derivados das competências.
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Dica: evite um número ímpar na escala de avaliação, pois há uma forte tendência do ser humano, seja ele o avaliador ou o avaliado, de não querer se comprometer com a avaliação e indicar o ponto central da escala.
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Cuidado: procure trabalhar com uma escala progressiva, conforme o exemplo a seguir, ao invés de uma simples escala de atendimento, pois uma escala progressiva permitirá análises utilizando um conceito de mapa de carreira, ou mapa de competências, importante para feedback e desenvolvimento de um plano de carreira.
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A escala de nível de complexidade é uma escala cumulativa e de progressão com saltos claros de um nível para o outro. A seguir está um exemplo para uma escala de avaliação de competências:
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Escala de nível de atendimento
Seria um trabalho inviável, e sem bons resultados, utilizar uma escala de nível de complexidade em um formato de avaliação 360º. Os colaboradores já têm dificuldade em avaliar seu subordinado direto e até mesmo fazer sua autoavaliação com a escala de nível de complexidade, então imagine como seria isto para avaliar pares, subordinados indiretos, clientes e fornecedores.
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Para uma avaliação 360º é mais recomendado a utilização de uma escala de nível de atendimento, pois os objetivos com este tipo de avaliação são outros. Aqui está um exemplo bem comum para este tipo de escala:
- Nível 1:Não atende
- Nível 2:Atende parcialmente
- Nível 3:Atende
- Nível 4:Supera
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9. Exemplo de competências técnicas
Ao definir uma escala de avaliação por nível de complexidade também se faz necessário preparar o dicionário de competências para esta finalidade. A seguir estão dois exemplos de definição dos níveis das competências.
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Apresentação de dados
Definição: Habilidade exigida para apresentação de relatórios e informações, independente da mídia adotada.
Nível 1 – Básico: É capaz de formatar relatórios, porém utiliza padrões pré-definidos, ou seja, apenas insere as informações.
Nível 2 – Médio: É capaz de formatar relatórios contendo informações de nível intermediário e que serão apresentados somente em sua área de especialidade. Utiliza padrões pré-definidos, porém faz adaptações.
Nível 3 – Alto: É capaz de formatar relatórios contendo informações a serem apresentadas, definindo os padrões e formas que elas serão apresentadas.
Nível 4 – Avançado: É capaz de reunir informações complexas e traduzi-las em formatos de apresentação que favoreçam ações e decisões.
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Gerenciamento de projeto
Definição: Capacidade de identificar, planejar, coordenar e acompanhar todas as atividades e processos necessários para a execução dos projetos.
Nível 1 – Básico: Acompanha as atividades conforme planejamento prévio. Segue as atividades que integram um projeto, sob uma supervisão do líder. Cumpre no tempo os compromissos. Garante o uso adequado dos recursos.
Nível 2 – Médio: Planeja e acompanha todas as atividades e processos necessários para execução de um projeto, sob supervisão esporádica. Define e cumpre os prazos dos compromissos assumidos.
Nível 3 – Alto: Identifica, planeja, coordena e acompanha projetos em todo o seu escopo, com autonomia. Elabora para cada projeto um programa de tarefas prioritárias e críticas.
Nível 4 – Avançado: Identifica, planeja, coordena e acompanha projetos com alto grau de complexidade, delegando tarefas. Age de forma proativa para redução dos prazos. Propõe novas formas de gerenciamento de projetos.
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10. Exemplo de competências comportamentais
A seguir estão dois exemplos de definição de competências comportamentais baseadas nas evidências da competência.
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Comprometimento
Definição: Capacidade de mostrar envolvimento e interesse pelos objetivos e atividades em que está comprometido, “lutando” para cumprir com o que for de sua responsabilidade.
Comportamentos observáveis
- Promove ativamente os valores de negócios da empresa.
- Demonstra uma elevada identificação e compromisso com a empresa.
- Sabe e reconhece as necessidades dos funcionários no tocante à motivação intrínseca.
- Dá e recebe feedback, incentivando este processo na equipe.
- Tem sensibilidade administrativa (cuidado com as pessoas).
- Foca a melhor solução e não busca achar “culpados”.
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Comunicação
Definição: Comunica-se de maneira clara e objetiva, focando na total compreensão das mensagens e troca de ideias. Sabe ouvir e influenciar as pessoas, percebendo o ambiente e adaptando a sua comunicação em cada situação.
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Comportamentos observáveis
- Estrutura e organiza as suas ideias, priorizando a objetividade e a qualidade na comunicação.
- Transmite de forma clara e objetiva as informações escritas e orais, assegurando-se de sua compreensão.
- Escuta seus interlocutores com atenção e entende as mensagens recebidas.
- Demonstra capacidade de persuasão através de mensagens verbais e/ou não.
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11. Conclusão
O melhor dicionário de competências será aquele com que você consiga mapear as exigências dos cargos voltadas a atender os seus objetivos com a gestão de competências para sua empresa e que consiga ser clara para todos os seus colaboradores.
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Independente se você esteja adquirindo um dicionário de competências “pronto”, construindo-o internamente ou contratando uma consultoria especializada, lembre-se de sempre adequá-lo a realidade e cultura da sua empresa e, mais importante ainda, lembre-se de que o quão mais simples, claro, objetivo e conciso ele for, mais facilmente você conseguirá que os colaboradores o compreendam e utilizem da mesma forma.
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A melhor escala de avaliação é aquela que você consiga explicar aos seus colaboradores e que seja possível introduzir na cultura da sua empresa.
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12. Como o software Join RH pode ajudar neste processo?
Um sistema de RH especializado ajudará você na criação do dicionário de competências e a facilmente mapear as competências dos cargos e preparar seu processo de avaliação de competências.
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Um software especializado trabalha com várias formatações das competências, níveis e comportamentos observáveis, e permite você criar seus conjuntos de competências da forma que melhor se adequar a sua empresa, além de te dar muitas análises do processo de avaliação, desde relatórios consolidados de gaps de competências a análises gráficas de dispersão dos funcionários cruzando desempenho e potencial, ou mesmo diagnósticos de evolução do desempenho dos colaboradores e/ou áreas ou unidades da empresa.
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Enfim, são muitas análises para ajudá-lo na melhor decisão para preparar seu plano para gestão das competências.
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Fonte: https://blogrh.com.br/competencias-para-avaliacao-desempenho/
