A criação do eSocial alcança trabalhadores e empregadores do Brasil. Com o uso
dessa plataforma digital, haverá o registro contínuo de tudo o que acontece com
o trabalhador dentro da empresa – desde sua admissão até seu desligamento. Ao
mesmo tempo, será adicionado a esse enorme banco de dados todo e qualquer
evento relacionado à movimentação dos trabalhadores, em termos trabalhistas e
previdenciários. Os fatos passam a ser cadastrados em um único lugar, chamado
Ambiente Nacional, preparado pelo governo federal.
Construir processos eficientes que permitam a integração de informações
de diferentes áreas da empresa é crucial para que os eventos sejam informados
no prazo e de forma correta ao eSocial. Isso evita, ainda, a perpetuação
de erros que possam trazer problemas ao futuro do empregador e
do trabalhador.
O eSocial foi construído dentro de uma nova concepção de gestão de processos,
exigindo a completa renovação dos atuais modelos utilizados nas empresas. Uma
concepção já adotada nas áreas Fiscal e Contábil por meio do SPED (Sistema Público
de Escrituração Digital) e que abarca a área trabalhista e tangencia mudanças
em todas as demais áreas de gestão. Com o passar dos anos, nos acostumamos
com pequenas substituições nos processos e rotinas trabalhistas que não
criaram um novo modelo, mas apenas produziam adaptações às mudanças nas
legislações previdenciária e trabalhista.
O eSocial não é fruto de mudanças da legislação, mas, sim, da exclusiva intenção
de criar um modelo eletrônico e transparente para o cumprimento de toda legislação
fiscal, previdenciária e trabalhista aplicável às relações de trabalho. A complexidade
dessa legislação exigiu a construção de um banco de dados igualmente
complexo, cuja organização dada pelo leiaute exige das empresas grande precisão
nas informações prestadas.
Portanto, o grande desafio do eSocial é construir processos eficazes, eficientes e
automatizados que permitam às empresas interligarem informações de diversas
áreas anteriormente não integradas e outras que permaneciam apenas em arquivos,
sem obrigação de envio aos entes fiscalizadores. Os pontos críticos na
construção de novos processos estão nas áreas de Segurança e Saúde no
Trabalho, Folha e RH, cuja quase totalidade de seus processos serão alterados,
exigindo precisão no uso da legislação, maior compartilhamento
de informações e a correta divisão de responsabilidades.
Diante dos desafios, é necessário entender que existem grandes riscos por não
implantar ou mesmo por implantar com erros o eSocial em sua empresa.
O volume de dados necessários para atender ao eSocial exigirá dos empregadores
esforços e ações específicas para a geração de informações que serão utilizadas
no controle e na fiscalização das relações de trabalho. Por meio do eSocial, esses
dados serão analisados e cruzados com todos os dados dos sistemas internos
e externos da Receita Federal do Brasil (RFB), da Empresa de Tecnologia e Informações
da Previdência Social (Dataprev) e do Serviço Federal de Processamento de
Dados (Serpro) e auditados eletronicamente por um sistema cognitivo que possui
a capacidade de apreender e tirar conclusões.
Considerando que os maiores desafios são a assertividade e a tempestividade dos
dados, derivam-se desses os maiores riscos para empregadores, que exigem
atenção aos seguintes pontos:
a. Comunique os eventos trabalhistas dentro dos prazos definidos.
b. Para registrar os eventos trabalhistas, observe a legislação trabalhista, previdenciária
e/ou fiscal.
c. Gere as informações necessárias e obrigatórias com regularidade e pontualidade,
principalmente as relacionadas à Segurança e Saúde no Trabalho, do
contrato de trabalho e da folha de pagamento.
d. Verifique com atenção os cálculos e o registro de dados antes de começar o
processo do eSocial.
e. Efetue a retificação de dados incorretos de forma espontânea e evite que isso
ocorra com regularidade.
f. Informe todos os trabalhadores sem vínculos trabalhistas, tais como diretores
não empregados, estagiários e quaisquer outros que recebam remuneração da
De forma geral, a recomendação principal para as organizações consiste na estruturação e na organização dos processos que recebem e entregam informações
necessárias ao eSocial, sendo preciso a sua clara identificação, a definição das atividades, dos responsáveis e dos procedimentos e a verificação da conformidade
das informações antes da declaração e envio.