Cerca de 400 milhões de toneladas de papel são consumidas todos os anos, rendendo custos e desperdícios para muitas empresas. Segundo o IDC Brasil, custos de impressão e arquivamento de documentos físicos fazem com que cada papel custe em torno de R$ 50 por cópia às organizações. Entretanto, a adoção de tecnologias oferece uma alternativa à isso.
Soluções como softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), têm ajudado companhias a reduzir custos gerados pela documentação física, estancar a perda de produtividade e melhorar a sua gestão de documentos.
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”Por meio da tecnologia de GED, empresas estão tornando mais eficiente a gestão de seus documentos, facilitando o acesso dos funcionários às informações e ganhando mais produtividade”, explica Dionatan Hamester, desenvolvedor de soluções na RSData.
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Um dos setores que mais utiliza papel nas empresas é o relacionado às áreas de RH, segurança e medicina do trabalho. Segundo estudo da ABGD, as companhias no Brasil perdem, em média, 1 documento em papel a cada 12 segundos, e que seus funcionários perdem até 2 horas diárias procurando papeis extraviados.
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A tecnologia de GED da RSData com um software de gestão eletrônica de documentos praticamente elimina estas perdas de tempo em função de retrabalho. Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido. Ele permite até manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada. Em setores como o de RH, isso pode ser de suma importância.
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”No caso de setores relacionados à saúde e segurança do trabalho, estamos falando de operações que registros são base para os seus processos. E ter uma solução robusta para gerir estes documentos, de forma digital, permite centralizar, mas também organizar e segmentar. Isso torna a localização de documentos muito mais rápida”, explica Dionatan.
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Conforme aponta o desenvolvedor, este investimento em tecnologia pode trazer grandes ganhos para as empresas, agilizando fluxos de documentos entre setores e processos administrativos no geral. Segundo Dionatan, um exemplo muito simples disso é no setor de RH. Quando uma pessoa precisa de algum documento para fazer alguma tarefa, no modelo tradicional ele precisa ir até o arquivo, procurar por esse documento físico, levar até sua mesa e fazer sua tarefa.
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”Se ele precisar inserir dados em um sistema, isso pode levar até mais tempo. Mas caso outro funcionário precise do mesmo documento ao mesmo tempo, já gera conflitos, desencontros e possíveis perdas de tempo. Com o RSGED, ambos os colaboradores podem acessar o mesmo documento sem precisar sair de sua mesa, e a integração com outros sistemas pode ser feita de forma facilitada”, explica.
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Do ponto de vista de segurança, a gestão eletrônica também pode auxiliar os profissionais. Conforme destaca Dionatan, segundo portaria emitida pelo Governo Federal em abril de 2019, diversos documentos de RH e SST podem ser autenticados por assinatura eletrônica. Com isso, empresas podem usar certificados digitais para validar seus documentos.
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”Com essa assinatura digital, empresas e clientes podem verificar com transparência quando os documentos são assinados e quem são os responsáveis por esta validação, dando mais confiabilidade aos documentos”, explica.
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FONTE: https://www.rsdata.com.br/gestao-eletronica-de-documentos-mais-agilidade-para-rh-e-sst-nas-empresas/
