Sua empresa já está preparada?

A obrigatoriedade da guarda dos documentos de SST já está valendo, mas muitas empresas ainda não estão preparadas para esse passo rumo à transformação digital. Neste artigo, vamos abordar como usar a tecnologia para se beneficiar da digitalização prevista na Portaria 211.

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Do que trata a Portaria 211?

O Governo Federal determinou, através da Portaria 211, que os documentos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) precisarão estar no formato eletrônico, bem como ter sua guarda eletrônica e assinatura digital. Na prática, isso quer dizer que os documentos deverão passar do formato de papel para PDFA1 – com autenticação digital.

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O ato administrativo foi publicado em 11 de abril de 2019 e concedeu o prazo de dois anos para a adaptação das empresas. Cabe ressaltar que a obrigatoriedade vale para as organizações de médio e grande porte. Já as companhias de pequeno porte devem se adequar em 2022. Para as microempresas e microempreendedores, a mudança valerá a partir de 2024.
Mas, afinal, o que diz exatamente esse ato administrativo e quais são suas implicações? Acompanhe esse artigo e fique por dentro dos desdobramentos da portaria e o melhor caminho para sua empresa não enfrentar problemas de adequação.

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O que é a guarda eletrônica de documentos?

Guarda eletrônica é a posse de documentos em formato digital, gerando não apenas economia de espaço físico, mas integridade dos documentos e agilidade para disponibilizá-los.
Isso significa que os arquivos obrigatórios pela Portaria 211 (apresentaremos quais são no próximo tópico) devem ser digitalizados em formato PDF – amplamente utilizado no mercado e compatível com diversos softwares e plataformas.

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Já a assinatura digital, que também está entre as obrigações, está relacionada a uma tecnologia de autenticação de documentos eletrônicos. Você pode saber mais sobre assinatura digital .

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Quais são os documentos obrigatórios pela Portaria 211?

Dentre os documentos abrangidos estão:

• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PCMSO;
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PPRA;
• Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
• Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
• Programa de Proteção Respiratória – PPR;
• Atestado de Saúde Ocupacional – ASO.
• Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
• Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
• Plano de Proteção Radiológica – PPR;
• Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
• Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
• Laudos que fundamentam todos os documentos previstos no artigo 01, da Portaria N°211, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
• Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

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Quais os prazos determinados para guarda de documentos de SST?

Alguns prazos já estão determinados pela Portaria 211. Os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas deverão ser registradas em prontuário clínico individual, que ficará sob a responsabilidade do médico-coordenador do PCMSO (item 7.4.5, NR 7), têm período mínimo de 20 anos após o desligamento do trabalhador.

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A guarda, pelo empregador, de todos os documentos relativos à eleição (item 5.40, j, NR 5) deve obedecer ao período mínimo de 05 anos. Já o registro de dados, estruturado de forma a constituir um histórico técnico administrativo do desempenho do PPRA (item 9.3.8.1 e 9.3.8.2, NR 9) tem prazo mínimo de 20 anos.

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Por fim, o registro anual de todos os acidentes ocorridos na empresa ou estabelecimento, com ou sem vítima, todos os casos de doença ocupacional, os fatores ambientais, as características do agente e as condições do(s) indivíduo(s) portador(es) de doença ocupacional ou acidentado(s), e dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade (item 4.12, h, i e j, NR 04) devem seguir o período mínimo de cinco anos.

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Sua empresa já está preparada?

Muitas organizações ainda não estão preparadas e correm sérios riscos de punições por não manejarem corretamente os seus documentos de SST. Vale ressaltar que investir em tecnologia para gerir esses arquivos é o melhor caminho para atender às exigências e se tornar competitivo em um mercado cheio de incertezas.

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O que podemos afirmar com segurança é que localizar com facilidade qualquer documento, proporcionando mais tempo para a tomada de decisão e outras demandas estratégicas é um diferencial competitivo, mais ainda em tempos de pandemia.

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Além disso, a economia de espaço físico, a garantia da integridade dos documentos e menor custo com impressão e envio também lideram a lista de benefícios da utilização de softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

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GED é a melhor alterativa para as empresas

A tecnologia de GED pode trazer grandes ganhos para as empresas, agilizando fluxos de documentos entre setores e processos administrativos no geral. Além disso, elimina as perdas de tempo em função de retrabalho.

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Com os registros sendo digitais, o acesso aos documentos é mais rápido. Ele permite até manter registros anteriores de versões de documentos, indicando qual usuário alterou o arquivo e quando a ação foi executada.

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Já está mais que na hora da sua empresa dizer sim à transformação digital e utilizar a tecnologia como protagonista das suas escolhas..

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Fonte:  https://rsdata.com.br/guarda-eletronica-de-documentos/